Erasmushandboka for Erasmuskoordinatorar
Blanda intensivprogram (BIP)
Blanda intensivprogram (BIP) er korte intensivprogram som nyttar nye måtar å lære og undervise på.
Desse blanda intensivprogramma gjer det mogleg for høgare utdanningsinstitusjonar å gå saman for å utvikle felles læreplanar og aktivitetar for blanda mobilitet retta mot studentar og tilsette.
Ein BIP kombinerer ei kortare fysisk mobilitet med ein obligatorisk virtuell komponent som kan finne stad før, under eller etter den fysiske mobiliteten. Den fysiske mobiliteten skal ha ei varigheit på 5 til 30 dagar. Det er ingen krav til kor lenge den virtuelle komponenten skal vara. Likevel skal BIP-en til saman gi studentane minimum 3 ECTS. Vêr merksam på at BIP berre er mogleg innanfor KA131, og ikkje KA171.
Alle tilsette kan delta i BIP. Ved tilsettmobilitet for opplæring (STT), må den fysiske mobiliteten vare mellom 5 og 30 dagar (bortsett frå reisetid), og kombinerast med ein obligatorisk virtuell komponent. For tilsettmobilitet for undervisning (STA), må den fysiske mobiliteten vare mellom 2 og 30 dagar (bortsett frå reisetid), eller minimum 1 dag for inviterte gjesteforelesarar frå bedrifter/organisasjonar, og den virtuelle komponenten er valfri.
Institusjonane får administrasjonsmidlar (BIP-OS-midlar) for å utvikle og gjennomføre BIP-en. Det er koordinerande institusjon som søkjar om og får tildelt BIP-OS-midlane. Det er opp til institusjonane som organiserer BIP-en å bestemme korleis BIP-OS-midlane blir fordelte.
Det er krav om deltaking frå minst tre høgare utdanningsinstitusjonar frå minst tre programland. Det er òg eit krav om minimum 10 deltakarar. For å blir tald med, må deltakarane dra ut fysisk (kryssa ei landegrense) og delta aktivt. Det betyr at deltakarar frå vertslandet (der BIP-en blir arrangert) ikkje blir talt med. Det betyr òg at tilsette som reiser ut, berre blir talt med viss dei deltek aktivt på lik linje med dei andre deltakarane.
MERK: Kravet om minst 10 tilreisande deltakarar gjeld frå og med 2024-prosjektet. Dersom de arrangerer BIP på 2022- eller 2023-prosjektet, må de forhalda dykk til kravet om minst 15 tilreisande deltakarar.
Deltakarane som deltek på BIP får stipend frå sendarinstitusjonen sin.
Partnarane kan formalisere BIP-samarbeidet med ein multilateral interinstitusjonell avtale (IIA), dersom dei ønskjer det. Når institusjonane fornyar IIA via «Erasmus Without Paper» (EWP), vil mobilitet til ein BIP bli inkludert.
Ressursar
Ofte stilte spørsmål
Ja. De kan overføre inntil 100 prosent av BIP-OS-midlar som ikkje blir nytta til BIP, til andre budsjettkategoriar, til dømes student- eller tilsettmobilitet.
De kan ikkje sjølve overføre BIP-OS-midlar til ordinære OS-midlar. Ei slik overføring inneber at dei ordinære OS-midlane blir auka, og krev derfor ei kontraktendring godkjend av HK-dir.
Sjå òg spørsmålet om overføring av BIP-OS-midlar mellom BIP-ar i same prosjekt lenger nede på sida.
For at ein BIP skal vere kvalifisert for BIP-OS, er minimumskravet 10 kvalifiserte Erasmus+-mobilitetsdeltakarar.
Dersom BIP-en får færre deltakarar enn det kontraktsfesta talet, gjeld det ein toleransemargin på 10 prosent. Dersom det faktiske deltakartalet er innanfor toleransemarginen, kan de behalde BIP-OS-midlane som er fastsette i kontrakten.
Dersom avviket er større enn toleransemarginen, må det kontraktsfesta deltakartalet og BIP-OS justerast. De må då be HK-dir om ei kontraktendring. Dette kan til dømes gjerast i samband med interimrapportering.
Minimumskravet til talet på deltakarar må sjåast i samanheng med toleransemarginen på 10 prosent. Sjå òg spørsmålet om toleransemarginen nedanfor.
Dersom fråfall skuldast ei uventa hending som kan vere force majeure, må saka meldast til HK-dir. HK-dir vurderer i kvart enkelt tilfelle om vilkåra for force majeure er oppfylte og kva konsekvens dette får for BIP-OS.
Minimumskravet kan ikkje oppfyllast ved å dele den same BIP-en opp i fleire separate gjennomføringar og leggje saman deltakarane frå desse. Sjå òg spørsmål og svar om regelen om 10 prosent toleransemargin.
Ja. De kan overføre ubrukte BIP-OS-midlar mellom BIP-ar som allereie er tildelte innanfor det same KA131-prosjektet. De treng ikkje søkje om kontraktendring dersom de gjer dette som ei budsjettoverføring og den samla tildelinga til BIP-OS ikkje blir auka.
Overføringa må opplysast om i sluttrapporten. Skriv kva BIP midlane er overførte frå og til, og kor stort beløp som er overført. HK-dir kontrollerer overføringa når sluttrapporten blir behandla.
Ver merksam på at Beneficiary Module ikkje nødvendigvis viser det overførte beløpet på BIP-en som får meir BIP-OS. HK-dir tek omsyn til den rapporterte budsjettoverføringa når sluttrapporten blir kontrollert.
Regelen om 10 prosent toleransemargin gjeld framleis når de vurderer kor mykje BIP-OS som er tilgjengeleg for overføring.
Dersom de ønskjer å opprette ein ny BIP eller auke den samla tildelinga til BIP-OS, gjeld andre reglar, og dette krev kontraktendring.
Toleransemarginen på 10 prosent som gjeld for dei ordinære OS-midlane, gjeld òg for BIP-OS-midlane. Det betyr at partnarskapet kan behalde BIP-OS-midlane viss talet på rapporterte deltakarar er inntil 10 prosent lågare enn det som er kontraktfesta. (Med kontraktfesta meiner me her talet på deltakarar som står oppført i kontrakten mellom dykk og HK-dir, og som de har fått BIP-OS-midlar for.)
I praksis betyr 10 prosent toleransemargin at ein BIP med 10 til 19 kontraktfesta deltakarar kan ha 1 mindre deltakar utan at det påverkar BIP-OS-midlane. Ein BIP med 20 kontraktfesta deltakarar kan ha 2 mindre deltakare utan at det påverkar BIP-OS-midlane, fordi 10 prosent av 20 er lik 2.
Viss de har ein eller fleire BIP som ikkje kjem til å bli gjennomført, så tilrår me at de leverer frå dykk BIP-OS-midlane ved interim. Viss de har ein eller fleire BIP med færre deltakarar enn det som er kontraktfesta, så tilrår me at de ber om å få justert talet på deltakarar og BIP-OS-midlane ved interim.
MERK: Scenarioa nedanfor gjeld for BIP-er på 2024-prosjektet der minstekravet til talet på tilreisande deltakarar er 10. På 2022- og 2023-prosjektet er minstrekravet 15 tilreisande deltakarar. 10 prosent toleransemargin gjeld for alle prosjekt.
Scenario 1: Ein BIP har 10 kontraktfesta deltakarar, men endar til slutt opp med 9 deltakarar. 9 deltakarar er innanfor toleransemarginen på 10 prosent og partnarskapet får behalde BIP-OS-midlane for dei 10 kontraktfesta deltakarane.
Scenario 2: Ein BIP har 20 kontraktfesta deltakarar, men endar til slutt opp med 18 deltakarar. 18 deltakarar er innanfor toleransemarginen på 10 prosent og partnarskapet får behalde BIP-OS-midlane for dei 20 kontraktfesta deltakarane.
Scenario 3: Ein BIP har 10 kontraktfesta deltakarar, men endar til slutt opp med 8 deltakarar. 8 deltakarar er ikkje innanfor toleransemarginen på 10 prosent og BIP-en kan ikkje bli godkjent. Me tilrår at de leverer frå dykk BIP-OS-midlane ved interim.
Scenario 4: Ein BIP har 20 kontraktfesta deltakarar, men endar opp med 9 deltakarar. 9 deltakarar er ikkje innanfor toleransemarginen på 10 prosent. For å få BIP-en godkjent, må de få justert ned BIP-OS-midlane til 10 deltakarar ved interim eller sluttrapport. De kan òg be om ein kontraktendring for å justere ned talet på kontraktfesta deltakarar til 10 slik at de kan få overført desse midlane til andre budsjettkategoriar.
Viss manglande deltakarar kjem av "force majeure", må de grunngi dette i sluttrapporten.
Det er mottakarinstitusjonen for mobiliteten som har ansvar for dokumentasjonen knytt til opphaldet, også når ein annan institusjon koordinerer BIP-en.
Der det er krav om ein interinstitusjonell avtale (IIA), skal avtalen vere inngått mellom senderinstitusjonen og mottakarinstitusjonen. For studentmobilitet skal læringsavtalen godkjennast av studenten, senderinstitusjonen og mottakarinstitusjonen.
Mottakarinstitusjonen skal òg utferde dokumentasjonen på gjennomført mobilitet, til dømes karakterutskrift («Transcript of Records») for studentar og stadfesting av opphaldsperioden («Confirmation/Certificate of Stay/Attendance»).
Dersom den koordinerande institusjonen og mottakarinstitusjonen er ulike institusjonar, er det altså mottakarinstitusjonen, ikkje den koordinerande institusjonen, som har denne rolla.
Studentar som allereie er på eit mobilitetsopphald i Noreg gjennom Erasmus+, kan kan delta på ein BIP, men dei vil då måtta reisa ut på eiga hand. Dei vil delta på lik linje med dei lokale studentane ved vertsinstitusjonen i det landet der BIP-en blir arrangert, men dei vil ikkje få stipend (dei har allereie Erasmus+-stipend), ikkje vere registrert på BIP-en og heller ikkje telje mot minimumskravet om 10 deltakarar.
Stønaden til den aktuelle BIP-en gjeld hele den aktuelle prosjektperioden, og ein kan få stønad til same BIP bare éin gong per prosjekt/utlysning ("call"). Det er likevel mogleg å søke stønad på nytt til same BIP i ny utlysing.
Det er mogleg for studentar å kun delta på den virtuelle delen, men desse vil ikkje motta stipend og heller ikkje telje mot kravet om 10 deltakarar, då dei ikkje flyttar på seg.
Sidan ein BIP kan vere ein del av eit fag eller eit eige fag, kan de anten sende ut ei karakterutskrift eller sende ut ein attest.
BIP-OS-midlane skal ikkje brukast til å finansiere innkommande mobilitetar til BIP-en. BIP-OS-midlane skal ikkje brukast for å auke den individuelle støtta.
BIP-OS-midlane er meint å dekkje kostnader relatert til utarbeiding, design, utvikling, implementering og oppfølging av programmet og levering av virtuelle-/fjernaktivitetar, og dessutan den overordna leiinga og koordineringa. Kostnader kan omfatte produksjon av dokument eller undervisningsmateriell, leie av rom og utstyr, ekskursjonar, utflukter, kommunikasjonsaktivitetar, omsetjing og tolking, førebuande besøk, honorar til forelesarar og administrative oppgåver.
BIP-en kan tilby enkelte tenester gratis eller subsidiere ein del av utgiftene for deltakarane, men det er viktig å unngå dobbeltfinansiering frå Erasmus+-midlar. Til dømes kan BIP-en sørgje for nokre måltid eller subsidiere overnatting for deltakarar. Viss BIP-en òg har lokale deltakarar som ikkje er kvalifiserte for å bli finansiert av Erasmus+ og det er eit ønskje om å betale for full innkvartering i byen til vertskapet eller på ein stad utanfor byen for desse deltakarane, og det er velgrunna, så er det tillate då det ikkje er dobbeltfinansiering frå Erasmus+.
Tilsette som driv med opplæring og undervisning, og som er med på å utforme BIP-en, kan komme frå tredjeland som ikkje er knytt til programmet så lenge dei blir finansierte av midlar frå KA171.
Merk at minimumsvarigheita på ein fysisk mobilitet for gjesteundervisere i KA171 er fem dagar i staden for ein dag, som i KA131. Reisedagar kjem i tillegg.
Ja, det er lov.
Tilsette som reiser ut for å undervise på ein BIP skal ikkje knytast til BIP-en i BM. Det er berre deltakarane («learners») som skal teljast med i BIP-en som skal knytast opp til BIP-en i BM. Tilsette som reiser ut for å undervise på BIP-en skal registrerast som ein vanleg tilsettmobilitet for undervisning (STA), der kravet er minst 2 dagar med fysisk mobilitet.
Undervisarar ved vertsinstitusjonen (ikkje-mobile undervisarar) skal derimot rapporterast i BM i BIP-feltet «Objectives and description».