Informasjon om HK-dirs kontroll og oppfølgning av prosjekter som får tilskudd

Vi har et aktivt fokus på å gjøre kontroll og oppfølgning med prosjekter så brukervennlig som mulig, slik at dere kan bruke mest mulig av deres tid på å skape resultat heller enn å svare på spørsmål fra oss. Målet med vår kontroll er også i første rekke å bistå prosjektene når de opplever vanskeligheter eller problem, slik at de likevel kan fullføre med godt resultat. Samtidig har vi også virkemidler til å følge opp dersom vi avdekker uregelmessigheter eller at tilskuddsmidler ikke benyttes til det som er forutsatt.

Nedenfor gir vi en oversikt over de ulike punktene vi har etablert for å sikre en god kontroll og oppfølgning med prosjekter som får tilskudd.

Egenrapportering

Alle prosjekter som får tilskudd må levere én eller flere rapporter til HK-dir. Slik egenrapportering skal skje ved bruk av HK-dirs rapportskjema, som blir tilgjengeliggjort i god tid via Espresso. Informasjon om når ditt prosjekt rapportere vil fremgå av vedtaket der tilskuddet ble innvilget, og senere informasjon vi sender ut.

I tillegg til de faste rapporteringene som hvert prosjekt må gjennomføre, har de som mottar tilskudd også en vedvarende plikt til å informere HK-dir ved mistanke om rettsbrudd/korrupsjon og annen risiko for tap av tilskuddsmidler, samt tilfeller der en uforutsett og uovervinnelig hindring i vesentlig grad påvirker prosjektets evne til å oppnå sine resultater (force majeure), jf. HK-dirs standardvilkår, pkt. 5.4 (PDF). Vi oppfordrer alle til så tidlig som mulig sende inn et meldeskjema til oss (Word) dersom forhold som kan ha slike konsekvenser oppstår i prosjektet (lenke vil bli oppdatert).

Ved mottak av meldinger om slike forhold, vil vi søke å finne løsninger som er tilpasset det enkelte tilfelle. Vi vil tilstrebe at prosjektet kan fortsette så langt og så lenge det er forsvarlig, og hvis dette ikke er mulig åpne en dialog knyttet til hvordan prosjektet kan avvikles på best mulig måte. Der vi finner grunnlag for sanksjoner, vil vi sende ut forhåndsvarsel og gi tilstrekkelig mulighet for imøtegåelse før endelige beslutninger fattes.

Vi understreker at all rapportering er tillitsbasert, og at de prosjektansvarlige plikter å påse at informasjonen som gis til HK-dir er korrekt og sannferdig. Brudd på denne plikten vil kunne lede til sanksjoner.

Endring i prosjekter underveis i gjennomføringen

Alle prosjekter møter uforutsette utfordringer underveis i sin gjennomføring. De fleste prosjekter klarer heldigvis å overvinne utfordringene man støter på, slik at man klarer å opprettholde fremdriften og nå i mål med de resultat man har satt seg fore å skape. Av og til er hindringene imidlertid ikke mulige å overstige, slik at man ser seg nødt til å enten justere prosjektets målsettinger – eller kanskje til og med runde det av tidligere enn planlagt. Utgangspunktet er at prosjektet selv avgjør hvilke justeringer som er nødvendige for å sikre en god fremdrift og måloppnåelse, jf. HK-dirs standardvilkår, pkt. 2.4 (PDF). For øvrige endringer må dette avklares med HK-dir ved å sende inn en søknad om endring (Word). Slike søknader behandles fortløpende, og vil normalt bli innvilget så lenge prosjektet fortsatt vil skape resultater som kan forvare pengebruken.

Hvis hindringene av enten dere eller oss anses å være av et slikt omfang at prosjektet ikke lenger lar seg gjennomføre med godt resultat, så inviterer vi dere til en dialog om hvordan prosjektet best kan avvikles. Sentralt ved slik avvikling vil være å sikre at eventuelle deler av prosjektet som ulike personer har innrettet seg i forhold til (f.eks. deltagere som har meldt seg på planlagte arrangement e.l.), så langt mulig ferdigstilles før prosjektet avsluttes. Som hovedregel vil vi ved slik styrt avvikling kun kreve tilbakebetalt tilskuddsmidler som fortsatt ikke har blitt brukt.

Dokument- og systemkontroll

Fra tid til annen vil vi gjennomføre ulike kontrolltiltak overfor utvalgte prosjekter. Slike kontroller gjennomføres for å avdekke forhold som ellers vil kunne medføre risiko for tap eller negativ utvikling i prosjekter, og utvelgelsen av hvilke prosjekter som skal undergis slik kontroll skjer basert på faste kriterier utformet for å identifisere generell risiko. Å bli varslet om slik kontroll betyr altså ikke at vi mener prosjektet har noen problem.

Vi opererer med to typer kontrolltiltak. For det første kan vi gjennomføre begrensede dokumentkontroller der vi ber dere om å dokumentere spesifikke aspekt ved prosjektet og dets økonomistyring, f.eks. knyttet til innkjøp av utstyr/tjenester eller overføringer av tilskudd til samarbeidspartnere o.l. For det andre kan vi gjennomføre en det vi kaller systemkontroller, hvor vi normalt kommer på besøk og foretar en litt mer systematisk kontroll av ulike aspekter knyttet til prosjektadministrasjon, økonomistyring og etterlevelse av lover/regler i prosjektet.

For de prosjekter det gjelder, vil vi gi informasjon om tidspunkt og tema for slike kontroller i god tid. Det vil også bli gitt informasjon om eventuell dokumentasjon vi ber om å få tilsendt, hvordan kontrollen vil bli gjennomført m.m. Vi er klar over at slikt kan være forstyrrende, og vil gå så langt vi kan i å legge opp kontrollprosessen på en mest mulig tilrettelagt måte.

Prosjekter hvor det avdekkes mindre feil/uheldige praksiser e.l. vil bli gitt veiledning med sikte på å rette på forholdene. Hvis det avdekkes grove feil/brudd, så vil vi vurdere om det er grunnlag for sanksjoner, jf. nedenfor.

Sanksjoner ved brudd

Sanksjoner brukes når prosjekter bryter, eller viser klare tegn til å ville bryte HK-dirs vilkår for bruk av tilskuddsmidler. Hvilke sanksjoner vi bruker, og under hvilke omstendigheter vi bruker dem fremgår av HK-dirs standardvilkår, pkt. 4 (PDF).

Sanksjoner mot prosjekt er det siste verktøyet vi bruker, og vi bruker det ikke før vi har forsikret oss om at det er nødvendig. Når vi vurderer å ta i bruk sanksjoner vil vi alltid gi prosjektene anledning til å oppklare og opplyse saken og si sin mening, og sikre at sanksjonen(e) står i forhold til grunnlaget for sanksjon. Varsling om sterkt kritikkverdige forhold knyttet til gjennomføring av prosjekt som mottar offentlige tilskuddsmidler, kan sendes HK-dir via meldeskjema. Slike varsler kan også sendes oss anonymt.