Rett til innsyn og klage

Rett til innsyn i våre dokumenter

I kraft av offentleglova har alle fysiske og juridiske personer som hovedregel rett til å få innsyn i dokument som inngår i HK-dirs forvaltningsvirksomhet, jf. offentleglova § 3. Personer som er (eller representerer) en part i en konkret sak vil også kunne ha utvidet rett til innsyn i egen sak.

I enkelte tilfeller vil ulike hensyn kunne begrunne at innsyn i visse dokument eller opplysninger begrenses, enten midlertidig (utsatt innsyn) eller permanent (innsynsnekt). Slike unntak fra innsynsretten kan bl.a. være forankret i taushetsplikt, personvernhensyn, konfidensialitetsregler, og administrative behov for å sikre en god og effektiv saksbehandling. Om slike hensyn gjør seg gjeldende vurderer vi når vi mottar konkrete krav om innsyn.

Vi ber om at spørsmål om innsyn sendes via vår postliste på eInnsyn, eller på e-post. Ved innsendelse per e-post, er det viktig at man tydelig angir hvilke dokumenter/saker e.l. det er man ønsker innsyn i, jf. offentleglova § 28.

Vi behandler spørsmål om innsyn så raskt som mulig. Du vil normalt få svar innen fem dager. Hvis vi likevel ikke får behandlet ditt spørsmål om innsyn innen denne fristen, vil du få et foreløpig svar der vi forklarer hvorfor behandlingen vil kreve mer tid, og gir informasjon om når du kan forvente å få svar.

Når saken er ferdigbehandlet vil du motta en avgjørelse fra oss. Hvis vi gir innsyn, sender vi deg kopi av dokumentene. Dersom vi ikke gir innsyn i alt du ønsker, får du en begrunnelse for hvorfor vi ikke gir innsyn sammen med informasjon om din rett til å klage på avgjørelsen.

Mer informasjon om reglene om innsyn er tilgjengelig i Justisdepartementets «Rettleiar til offentleglova» (regjeringen.no).

Rett til innsyn i egen sak

Som part/representant for en part i en forvaltningssak, har du som hovedregel rett til å gjøre deg kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven § 18. En part i en sak er den eller de som «avgjørelsen [i saken] retter seg mot», eller som «saken ellers direkte gjelder», jf. forvaltningsloven § 2, første avsnitt, bokstav e.

Det gjelder likevel visse unntak fra dette, som fremgår av forvaltningsloven §§ 18a-c, 19 og 20. Slike unntak kan for eksempel gjelde for opplysninger om andre og som er taushetsbelagte.

Vi ber om at spørsmål om innsyn sendes oss på e-post. Når du ber om innsyn er det viktig at det går tydelig frem hvilke dokumenter/saker det er du ønsker innsyn i, og hvilken rolle du har i saken (part/partsrepresentant). Ved spørsmål knyttet til slikt innsyn, kan du ta kontakt med den saksbehandleren som har jobbet med saken hos oss.

Vi behandler spørsmål om innsyn så raskt som mulig. Du vil normalt få svar innen fem dager. Hvis vi likevel ikke får behandlet ditt spørsmål om innsyn innen denne fristen, vil du få et foreløpig svar der vi forklarer hvorfor behandlingen vil kreve mer tid, og gir informasjon om når du kan forvente å få svar.

Når saken er ferdigbehandlet vil du få en avgjørelse fra oss. Hvis vi gir innsyn, sender vi deg kopi av dokumentene. Dersom vi ikke gir innsyn i alt du ønsker, får du en begrunnelse for hvorfor vi ikke gir innsyn sammen med informasjon om din rett til å klage på avgjørelsen i tråd med forvaltningsloven § 21.

Rett til å klage på våre vedtak

Som ledd i vår virksomhet fatter HK-dir et stort antall avgjørelser som har betydning for ulike personer og virksomheter. Eksempler på slike avgjørelser kan være at vi avviser eller gir avslag på en søknad du har sendt oss, at vi helt eller delvis nekter deg innsyn i saksdokumenter du har bedt om innsyn i, eller at vi pålegger deg eller din virksomhet plikt til å tilbakebetale deler av et tilskudd eller en stønad som vi tidligere har innvilget.

Alle avgjørelser som du eller din virksomhet kan klage på, vil bli formidlet gjennom egne vedtaksbrev hvor vi også gir nærmere informasjon om retten til å klage. Denne informasjonen vil gis i tråd med de regler som gjelder for dette.

De generelle reglene om klagerett fremgår av forvaltningsloven kap. VI. For avgjørelser knyttet til innsyn i dine egne saker, vil informasjon bli gitt i tråd med forvaltningsloven § 21. For avgjørelser knyttet til innsyn i våre øvrige saksdokument, vil informasjon om klagerett bli gitt i tråd med offenleglova § 32. Hvis det gjelder andre særskilte regler knyttet til din rett til å klage, vil vi også opplyse om dette i vedtaksbrevet du får.

Når vi mottar klager, vil vi bekrefte mottak og behandle dem så raskt som mulig. Normalt vil du få svar innen tre uker. Hvis vi likevel ikke får behandlet klagen din innen denne fristen, vil du få et foreløpig svar der vi forklarer hvorfor behandlingen vil kreve mer tid, og gir informasjon om når du kan forvente å få svar.

Hvis vi finner at klagen bør føre frem, vil vi omgjøre vårt opprinnelig vedtak så langt det er grunn til det. Hvis vi ikke finner at klagen kan føre frem, vil vedtaket bli opprettholdt (stadfestet). Vi vil orientere deg om utfallet i egne vedtaksbrev, hvor vi også begrunner vår konklusjon.

Hvis klagen din ikke fører frem, vil du ha mulighet til å be om at klagen legges frem for klageinstansen. Du vil da motta kopi av de klagesaksdokumentene vi oversender til klageinstansen, samt gis mulighet til å supplere klagen din i lys av den begrunnelse vi har gitt for vår vurdering av klagen. Klageinstans for de fleste av våre avgjørelser vil være enten Kunnskapsdepartementet, Utenriksdepartementet eller Kultur- og likestillingsdepartementet.