Overordnede råd for institusjonsledelse og administrasjon
Her finner du en oppsummering av råd rettet mot institusjonsledelse og administrasjon for utvikling av systemer for ansvarlig internasjonalt samarbeid.
Sist oppdatert : 8. november 2024Support to higher education institutions and other research performing organisations
14.Encourage and support higher education institutions and other research performing organisations to
(a)Create a sector-wide platform of stakeholders to facilitate information exchange, peer learning, development of tools and guidelines, and incident reporting. Consider resource pooling to make best use of scarce and scattered resources and expertise;
(b)Implement internal risk management procedures in a structural manner, including through risk appraisal, due diligence into prospective partners and escalation to higher levels of internal decision-making in case of elements that raise concerns (‘red flags’), while avoiding unnecessary administrative burden;
(c)Whenever entering into research partnership agreements with foreign entities, including through Memoranda of Understanding, insist on including key framework conditions, such as respect for fundamental values, academic freedom, reciprocity and arrangements on intellectual assets management, including the dissemination and valorisation of results, licensing or transfer of results and spin-off creation, and ensure there is an exit strategy in place in case the conditions of the agreements are not complied with;
(d)Assess risks related to foreign government-sponsored talent programmes in higher education and research, notably focusing on any undesirable obligations imposed on their beneficiaries, and guarantee that foreign government-sponsored on-campus providers of courses and trainings abide by the host institution’s mission and rules;
(e)Invest in dedicated in-house research security expertise and skills, assign research security responsibility at the appropriate organisational levels, and invest in cyber hygiene and in creating a culture in which openness and security are in balance;
(f)Develop training programmes, including online courses, for practitioners and new staff members, as part of their on-boarding, as well as curricula aimed at training the next generation of security advisers and policy-makers. Train recruiters to check and detect, as part of a structural vetting process, elements that raise concerns (‘red flags’) in applications for research positions, especially those in critical research domains;
(g)Ensure in scientific publications and all other forms of dissemination of research results full transparency of funding sources and affiliations of research staff, avoiding that foreign dependencies and conflicts of interest or commitment affect the quality and content of the research;
(h)Introduce compartmentalisation, both physical and virtual, guaranteeing that for areas, such as labs and research infrastructure, data and systems that are particularly sensitive, access is granted on a strict need-to-know basis, and, for online systems, robust cybersecurity arrangements are in place;
(i)Ensure that all forms of discrimination and stigmatisation, both direct and indirect, are prevented, that individual safety is guaranteed, with particular attention to coercion of diaspora by the state of origin and other forms of malign influence, which could give rise to self-censorship and may have security implications for the foreign researchers, doctoral candidates and students involved, and that incidents are reported.
- Gjør en systematisk verdivurdering av hvilken informasjon, stillinger, infrastruktur og andre verdier som liv og helse, omdømme, normer og prinsipper som må beskyttes ved institusjonen.
- Gjør en risiko- og sårbarhetsanalyse for å identifisere konkrete sikkerhetsutfordringer mot institusjonens verdiområder, inkludert press mot akademisk frihet og forskningsetikk.
- Differensier tilgang til verdifull informasjon og infrastruktur.
- Lag rutiner for bakgrunnssjekk for ansettelser på områder med høy sikkerhetsrisiko.
- Få oversikt over internasjonale samarbeidsavtaler og forskningssamarbeid ved institusjonen, og identifiser samarbeid med land hvor akademisk frihet er truet, land av bekymring basert på nasjonale risiko- og trusselvurderinger (E-tjenesten, PST, og NSM) og land som omfattes av nasjonalt sanksjonsregelverk.
- Ved inngåelse av partnerskapsavtaler med utenlandske institusjoner eller organisasjoner, inkludert MoU’er, inkluder grunnleggende rammeverk som respekt for fundamentale verdier, akademisk frihet, gjensidighet og avtaler om IPR, deling av forskningsresultater og datahåndtering. Sørg for at avtalene inneholder en exit strategi dersom avtalevilkårene skulle bli brutt.
- Lag rutiner som fanger opp samarbeid som kan omfattes av eksportkontrollforskriften, og tilby støttetjenester til fagmiljøene i deres arbeid med å inngå internasjonalt samarbeid, rekruttere ansatte og invitere gjesteforskere.
- Bygg kompetanse på og bevissthet om akademiske verdier, sikkerhetsrisikoer og forskningsetiske dilemmaer i alle deler av kunnskapsinstitusjonen.
- Opprett ett eller flere kontaktpunkt med tydelig ansvarsplassering i organisasjonen for forskningsetiske utfordringer, for varsling om press fra eksterne aktører eller for sikkerhetsbrudd. Ved vanskelige vurderinger, ta kontakt med relevante myndigheter.
- Etabler egne møteplasser for å dele erfaringer og diskutere komplekse problemstillinger.