Ansatte ved norske institusjoner

Statsborgerskap kan være ett eksempel på dette, men også internasjonalt nettverk, avhengighetsrelasjoner og finansieringskilder er eksempler på bindinger som i gitte situasjoner kan gi sårbarhet. Det å være midlertidig ansatt kan også representere en sårbarhet for påvirkning, som kan sette forskningsintegritet og akademisk frihet under press. Sideroller i form av eierskap i bedrifter eller styreverv kan føre med seg interessekonflikter og krysspress.

Hvordan kan man unngå diskriminering?

Et søkelys på risiko og sikkerhet ved forsknings- og utdanningsinstitusjonene kan innebære en fare for stigmatisering av utenlandske ansatte fra land som er utpekt som sikkerhetstrussel for Norge. Vektingen av risiko kan i noen tilfelle ta overhånd og resultere i vilkårlig utestengelse og diskriminering av utenlandske ansatte og studenter ved norske institusjoner. At institusjonen har gode sikkerhetsrutiner på plass som beskytter de viktigste institusjonelle verdiene, kan bidra til å motvirke en mistenkeliggjøring av internasjonalt ansatte. I tillegg er det viktig at proporsjonalitet i risikohåndtering diskuteres på institusjonene og i fagmiljøene, og at mulig diskriminering av utenlandske ansatte og studenter settes på dagsorden.

Hvordan kan man ivareta ansatte fra land av bekymring?

Utenlandske ansatte og studenter med statsborgerskap fra land av bekymring, som er kjent for å sette sine borgere i utlandet under press for informasjon, kan trenge oppfølging fra institusjonene. De bør informeres om farene og få vite hvem de kan ta kontakt med på institusjonen dersom de blir satt under press og trenger hjelp. Enkelte forskningsmiljø på teknologifeltet gjennomfører rutinemessig sårbarhetssamtaler med sine ansatte, basert på personens bakgrunn og eller, arbeidsfelt i etterkant av tjenestereiser til høyrisikoland. For oversikt over mulige farer og områder der innsidetrusler kan foregå, se også ressurssidene til sikresiden.no.

Utenlandske nyansatte har ofte behov for hjelp og støtte til å ta seg frem i det norske systemet. Enkelte institusjoner har egne kontaktpunkt som er opprettet for å hjelpe disse med praktiske utfordringer, alt fra bankkort til barnehageplass. Det er institusjonenes ansvar å orientere de utenlandske ansatte om lover og regler for kunnskapssektoren i Norge, inkludert institusjonens fremgangsmåter på eksportkontrollfeltet og sikkerhetsrutiner. 

Hvilke vurderinger bør ledelse og administrasjon gjøre?

• Vurder å etablere en egen rutine for orientering av nyansatte om eksportkontrollforskriften, forskningsetikk og akademisk frihet m.m.
• Vurder å utvikle egne nettressurser for internasjonalt samarbeid som gir oversikt over institusjonens rutiner og ressurser.
• Vurder å ha ett eller flere kontaktpunkt for varsling der ansatte og studenter kan ta kontakt dersom de opplever å bli satt under press fra eksterne aktører, eller opplever etiske dilemma i sine internasjonale samarbeid.
• Vurder hvorvidt forpliktelser i ansattforholdet og konsekvenser av brudd på institusjonens retningslinjer er tilstrekkelig tydeliggjort i arbeidskontrakter.
• Innfør tiltak som sikrer at den ansatte kjenner omfanget av verdiene hen forvalter og forstår risikoen knyttet til forskningsfeltet med tanke på internasjonalt samarbeid.
• Vurder å innføre sårbarhetssamtale med ansatte. Utarbeid egne rutiner for slike samtaler. Rutinen bør beskrive hensikten med sårbarhetssamtale, når og hvordan de skal avholdes, og hvilke medarbeidere eller grupper av medarbeidere som er i målgruppen (se ellers NSMs veileder for personellsikkerhet).
• Vurder behovet for å styrke rutinene for utenlandsreiser for ansatte og studenter, spesielt til land utenfor Norges sikkerhetssamarbeid (se ellers sikresidens reiseråd).

Hvilket ansvar kan man pålegge ansatte?

Internasjonalt har flere universiteter utviklet egne retningslinjer for «Code of conduct» som tydeliggjør forpliktelsene til ansatte. Noen universiteter har utviklet liknende retningslinjer for sinestudenter. I tilknytning til disse har ansatte og studenter fått et kontaktpunkt på institusjonen som de kan henvende seg til om de skulle bli utsatt for press eller vanskelige dilemma. Også i Norge har en del institusjoner laget egne rammeverk for sine samarbeid og sine ansatte. Ett eksempel er NTNU sine etiske retningslinjer for ansatte. OsloMet har nylig utviklet egne etiske retningslinjer for internasjonalt samarbeid. 

Hvordan kan man sørge for at ansatte selv reflekterer over risiko?

Det er avgjørende at fagfolk selv settes i stand til å vurdere risiko knyttet til ulike situasjoner og reflekterer rundt sine egne tilknytninger og sårbarheter. Slike sårbarheter kan føre til at ansatte kan bli presset til å handle i strid med nasjonale sikkerhetsinteresser eller eksportkontrollregelverket. Akademisk ansatte bør ha god trening i å reflektere over mulige etiske dilemma og vanskelige situasjoner de kan komme opp i, som del av det internasjonale samarbeidet. Forskerne må også vite hvor de skal henvende seg på institusjonen hvis de opplever press og trusler, eller mistenker at kollegaer og samarbeidspartnere opptrer uetisk og setter forskningsintegritet i fare. Det er viktig at slike henvendelser ikke møtes med sanksjoner og straffetiltak, men at det oppmuntres til å melde fra som en del av tilliten i et ansettelsesforhold. Feil blir gjort i alle organisasjoner, og det er derfor viktig at det skapes en kultur for å melde fra når en har trått feil eller mistenker uetisk oppførsel, slik at institusjonene kan begrense skadeomfanget.

Hvilke vurderinger bør ledelse og administrasjon gjøre, knyttet til interessekonflikter hos ansatte?

• Vurder å opprette et sidegjøremålsregister som kartlegger de ansattes engasjement ved andre institusjoner, verv og eierskapsforhold for å ha oversikt over, og skape bevissthet rundt, mulige interessekonflikter og sårbarheter. Et slikt register bør oppdateres underveis i ansettelsesforholdet. Sidegjøremålsregisteret kan avdekke om forskeren har bistillinger ved internasjonale institusjoner i land av bekymring, eller har eierskap i selskap som kan representere en utfordring med hensyn til uavhengighet i enkelte forskningsprosjekt.
• Innfør rutiner der siderollers mulige påvirkning på internasjonalt forsknings- og utdanningssamarbeid vurderes og håndteres i planlegging og gjennomføring av samarbeidsprosjekter.

Hvordan kan ansatte håndtere sårbarhet og press fra andre aktører enn arbeidsgiver?

• Vurder om dine bindinger (sideroller, nære relasjoner, finansiering, statsborgerskap o.a.) vil kunne legge uheldige føringer på forskningsaktivitet, undervisningsaktivitet, eller skape lojalitetskonflikt i ditt ansettelsesforhold. Søk råd hos din nærmeste leder og ta grep som reduserer sårbarheten til et akseptabelt nivå.
• Opplever du at ditt akademiske virke blir satt under utilbørlig press, ta kontakt med nærmeste leder, sikkerhetsansvarlig eller redelighetsutvalget ved institusjonen.
• Opplever du at eksterne aktører ber deg dele informasjon som du er usikker på om det er greit å dele med utenforstående, kontakt sikkerhetsledelse ved din institusjon og eventuelt PST.
• Har du opplevelser på utenlandsreiser eller i andre situasjoner som gjør deg sårbar for press, orienter din nærmeste leder og/eller sikkerhetsansvarlig ved din institusjon for råd og støtte.
• Mistenker du at noen av dine kollegaer, gjesteforskere eller samarbeidspartnere opptrer uetisk, ta kontakt med nærmeste leder, sikkerhetsansvarlig eller redelighetsutvalget ved din institusjon.