Rekruttering og ansettelse

Hva slags opplysninger kan arbeidsgiver innhente om en søker?

Rutiner for bakgrunnssjekk forutsetter at virksomheten har foretatt en verdivurdering og en risikovurdering med hensyn til hvilke stillinger, informasjon, fagområder og infrastruktur det er viktig å ha regulert tilgang til. Juridisk sett er muligheten til å foreta bakgrunnssjekk hjemlet i arbeidsgivers ansvar for å ansette riktig person i stillingen og samt samtykke fra søkeren ved at vedkommende søker på stillingen med gitte kvalifikasjonskrav eller gir et eksplisitt samtykke til innhenting av bakgrunnsinformasjon. Hvilke opplysninger en arbeidsgiver kan innhente vil variere basert på stillingens art, herunder hvilke kvalifikasjonskrav og andre lov- eller avtalefestede krav som stilles.

• Adgangen til å innhente ytterligere opplysninger avhenger av stillingens art og hvorvidt det foreligger noen begrensninger i lov, forskrift eller prinsipper. Det foreligger begrensninger i adgangen til å innhente opplysninger om søkeren blant annet i arbeidsmiljøloven og likestillings- og diskrimineringsloven, jf. f.eks. arbeidsmiljøloven § 9-3 første ledd og § 13-4 første og tredje ledd, samt likestillings- og diskrimineringsloven § 30 første ledd. Det foreligger noen unntak i de enkelte bestemmelsene.
• Arbeidsgiver kan ikke vektlegge opplysninger som det etter lov, forskrift eller prinsipper ikke er adgang til å innhente, heller ikke dersom slike opplysninger er gitt ved samtykke fra arbeidssøkeren.

Hva inneholder en bakgrunnssjekk?

Bakgrunnssjekk har vanligvis fire hoveddeler: Identitetskontroll, verifisering av utdanning og arbeidserfaring, kredittsjekk og næringsinteresser, samt søk i åpne kilder. Hvilken bakgrunnssjekk som foretas bør være avstemt mot stillingen som utlyses. Det er viktig at søkere får opplyst om at det kan bli foretatt bakgrunnssjekk, hva dette innebærer og at det innhentes skriftlig samtykke fra søkeren før bakgrunnssjekk foretas. Noen institusjoner velger å kjøpe tjenester på bakgrunnssjekk.

Dersom stillingen er innenfor fag og tema som er relevant for eksportkontrollforskriften for kunnskapsoverføring, er det særlig viktig å tenke risikovurdering og sikkerhet når stillingen utlyses. Forslagene under er basert på Veileder for sikkerhet i ansettelsesforhold utviklet av PST, NSM, Politiet og Næringslivets sikkerhetsråd. Se også Datatilsynets ressursside for bakgrunnsundersøkelse.

Internasjonalt er det også utviklet nyttige verktøy og informasjon I forbindelse med rekruttering og ansettelse av forskere; Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) og European Charter for Researchers and a Code of Conduct for the Recruitment of Researchers. Den sistnevnte ressursen spesifiserer generelle krav til forskerrollen og dens tilhørende rettigheter og plikter.

Hvilke vurderinger bør institusjonens ledelse og administrasjon gjøre?

• Vurder hvilke stillinger/ansvarsområder som krever bakgrunnssjekk påinstitusjonen.
• Utvikle en prosedyre for bakgrunnssjekk på institusjonen som standardiserer rutinen i henhold til regelverk (f.eks. eksportkontroll for kunnskapsoverføring og likestillings- og diskrimineringsloven), og som plasserer ansvaret for bakgrunnssjekk i organisasjonen.
• Ved mangel av ressurser for tilfredsstillende bakgrunnssjekk, kan dyptgående diskusjoner av faglige spørsmål bidra til å verifisere at personen har den bakgrunn som vedkommende har oppgitt. Bibliometri kan også brukes, for å sjekke samsvar med CV, og for å analysere personers og institusjoners mulige bindinger.
• Før ansettelse bør søkere til stillingen få informasjon om at eksportkontrollforskriften vil kunne legge føringer på hens faglige utvikling og virke. Dette gjelder særlig for fag som omfattes av eksportkontrollforskriften for kunnskapsoverføring. Dette forbeholdet kan vurderes innlemmet som eget punkt i ansettelseskontrakten.