Veiledning til bruk av kriteriene og vurderingsmomentene

For å gi dere som søker et best mulig grunnlag når dere utformer deres søknad, følger her veiledningen til bruken av våre kriterier/momenter som de som skal vurdere søknadene er pålagt å følge.

For utlysninger hvor spredning er gjort til et eget, selvstendig delmål, jf. «Formål», så vil det forventes at prosjekter har egne resultat knyttet til spredning. Merk at slike resultat da vil bli vurdert under samtlige vurderingsmomenter.

Kriterium 1: Prosjektets relevans

Under dette kriteriet skal følgende moment vurderes:

• 1.1) I hvilken grad behovet for prosjektet og betydningen for brukergruppen(e) er demonstrert på en tydelig måte.
• 1.2) I hvilken grad prosjektets planlagte resultater er konkrete og egnede til å oppnå utlysningens mål.
• 1.3) Resultatenes ambisjonsnivå.
• 1.4) I hvilken grad prosjektet er nyskapende og/eller komplementært til øvrige tiltak/aktiviteter allerede igangsatt hos de deltagende institusjoner/aktører.

*Kontroller utlysningen for eventuelle ytterligere, utlysningsspesifikke
vurderingsmoment.

Vurderingsmoment 1.1

Det sentrale å vurdere under dette momentet er hvor godt
søknaden begrunner behovet for prosjektets planlagte resultater og de positive effektene det antas å få for brukergruppene. Når dette momentet vurderes må man ta høyde for at behovet i mange prosjekter kan «gi seg selv», og at det derfor ikke alltid er nødvendig for søker å bruke mye plass på dette.

Vurderingsmoment 1.2

Under dette momentet skal det vurderes i hvilken grad prosjektets planlagte resultater vil bidra til at utlysningens mål realiseres, jf. «Formål» i utlysningen. Ved vurderingen forutsettes det at prosjektet vil lykkes med å nå sine resultater. Det sentrale spørsmålet her er i hvilken grad resultatene vil gi relevante effekter sett opp mot utlysningens formål. Et resultat vil normalt måtte anses «konkret» dersom det er tydelig hva resultatet rent praktisk innebærer/går ut på/består i. I den grad resultatene er for abstrakte/utydelige til å foreta en god vurdering av deres relevans, så bør det gis trekk.

Noen utlysninger vil ha såpass konkrete mål at relevansen av prosjektenes resultater vil være nokså opplagt. Hvis det ikke er opplagt at et resultat er relevant, så forventes søker å begrunne relevansen nærmere i søknaden. Hva som vurderes som relevante resultater må være i tråd med en rimelig tolkning av målformuleringene i utlysningen.

Vurderingsmoment 1.3

Under dette momentet skal det vurderes i hvilken grad prosjektet viser en klar satsningsvilje. Slik satsningsvilje kan reflekteres på flere måter, og man må derfor vurdere dette på en helhetlig måte. Faktorer som kan reflektere ambisjon og satsningsvilje kan f.eks. være «volumet» på planlagte resultater (antall/bredde/dybde o.l.), satsningens forankring internt hos søker/partnere, og bruk av egne ressurser utover egenandelskrav. Her må det forventes at søkerne beskriver dagens tilstand for det området prosjektet søker å forbedre. Søker bør understøtte beskrivelsen med konkrete data og tall hvor det er relevant (nullpunkt), slik at det er mulig å vurdere resultatenes ambisjonsnivå. Det sentrale vurderingsspørsmål er i hvilken grad ambisjonsnivået overstiger det man uansett hadde forventet. Trekk bør normalt kun gjøres hvor prosjektets ambisjoner klart er i underkant av hva man kan forvente, eller hvor ambisjonsnivået fremstår klart urealistisk.

Vurderingsmoment 1.4

Under dette momentet skal graden av innovasjon og positive synergieffekter med øvrige tiltak vurderes. Søkere som griper an problem/behovene på vesentlig nye måter bør premieres, så lenge planen er godt begrunnet og gjennomførbar. Både resultater og arbeidsmetoder kan vurderes som innovative. Prosjektet bør videre på en eller annen måte virke positivt sammen med øvrige aktiviteter/tiltak hos institusjonene, slik at et tilskudd vil bidra til en styrking også utenfor prosjektet (positive synergieffekter). Det skal legges til grunn en vid ramme for hva som kan anses relevante positive synergieffekter, og alle konkrete synergieffekter som styrker utdannings- og kompetansetilbudet vil kunne gi pluss. Men pluss forutsetter at synergieffekten(e) er vesentlige.

Kriterium 2: Kvalitet på prosjektets utforming og gjennomføring

Under dette kriteriet skal følgende moment vurderes:

• 2.1) I hvilken grad prosjektet har en konkret, helhetlig og realistisk gjennomføringsplan.
• 2.2) Forekomst og kvalitet på risikovurderinger.
• 2.3) I hvilken grad prosjektet er kostnadseffektivt og har allokert tilstrekkelige ressurser til gjennomføring av aktivitetene.
• 2.4) Prosjektets evne til å hensynta brukergruppenes behov og interesser.

*Kontroller utlysningen for eventuelle ytterligere, utlysningsspesifikke vurderingsmoment.

Merk: Delkarakter over 4 for kriteriet «Kvalitet på prosjektets utforming og gjennomføring» bør generelt forbeholdes søknader som man – totalt sett – vurderer å ha mer enn 60 % sannsynlighet for at vil klare å nå de resultat og effekter som prosjektet sikter mot.

Vurderingsmoment 2.1

Under dette momentet skal det vurderes i hvilken grad gjennomføringsplanen er «konkret», «helhetlig» og «realistisk». Her vil prosjektets Milepælsplan og øvrig omtale av fremgangsmåte stå sentralt. En plan vurderes som konkret dersom det er tydelig og forståelig hvordan prosjektet skal gå frem for å oppnå de ulike resultatene. En plan vurderes som helhetlig om den er tydelig på hvordan alle resultat skal nås, og at man har fordelt beskrivelsen av planen ut fra hva som er mest og minst viktig av resultater/aktiviteter. Selv om planen er konkret og helhetlig, er det også sentralt at den er «realistisk». Det vil si at det er en god sammenheng mellom planlagte aktiviteter og resultat, og at det samlet sett er sannsynlig at aktivitetene/metodene/fremgangsmåten lar seg gjennomføre.

Vurderingsmoment 2.2

Under dette momentet skal forhold som kan negativt påvirke prosjektets oppnåelse av resultat og effekter vurderes. Risiko vil alltid foreligge for alle prosjekter, og det er derfor eventuelle særskilte risiki søker bør identifisere og vurdere. For mange prosjekter kan det være vanskelig å identifisere særskilte risiki av betydning, og da vil det heller ikke være grunnlag for trekk at dette får begrenset omtale. Det sentrale er at søker har et bevisst forhold til risiko, og at vurderingene av hvordan eventuelle slike særskilte risiki skal håndteres/avbøtes, er konkrete og fornuftige. Det kreves ikke at prosjektene har risikomatriser med tallfesting av sannsynlighet/konsekvens e.l. Det avgjørende er at vurderingene samlet sett er forsvarlige, og at tiltakene har god preventiv effekt.

For prosjekter som forutsetter overføring av tilskuddsmidler til utenlandske partnere, bør man generelt forvente at korrupsjonsrisiko er identifisert og vurdert hvis partneren er fra et land med en Corruption Perception Index ≤ 69, jf. Transparency International sin korrupsjonsindeks. Foreslåtte tiltak for å redusere slik risiko bør generelt være preventive, f.eks. ved at håndtering av slik risiko er et fast agendapunkt på møter med de aktuelle partnerne, eller at særskilte kontrollmekanismer iverksettes.

For miljø- og klimarisiko skal prosjekter som iverksetter spesifikke og fornuftige tiltak for å redusere prosjektets karbonavtrykk premieres (f.eks. valg av digitale møteformer, klimavennlige reiseformer o.l.).

For prosjekter hvor det foreligger opplagt risiko for sosial diskriminering (f.eks. på grunnlag av rase, kjønn, legning e.l.), forventes det at dette er vurdert og håndtert. Det samme gjelder opplagt risiko for uetiske produksjonsformer (f.eks. barnearbeid, «sosial dumping» o.l.).

For alle risikotyper bør både trekk og premiering normalt forbeholdes søknader som tydelig avviker, positivt eller negativt, fra hva man i alminnelighet må kunne forvente. Merk videre at også prosjekter med relativt sett høyt risikonivå skal kunne få full uttelling hvis de legger opp til en god håndtering av særskilte risiki. Her må man også generelt se hen til at utlysningens mål ofte kan forutsette at mange prosjekter vil sikte mot resultat som det vil være knyttet klar risiko til.

Vurderingsmoment 2.3

Prosjekter må tilstrebe en så kostnadseffektiv gjennomføring som mulig, og sikre at det har egnede og tilstrekkelige ressurser for å komme i mål med prosjektet. Ressurser kan være alle former for innsatsfaktorer, så som f.eks. tid, personell, kompetanse og verktøy/utstyr. Hva som er relevante ressurser styres av hvilke aktiviteter og resultat det enkelte prosjekt skal gjennomføre/oppnå, og det avgjørende er at prosjektets ressursbruk totalt sett fremstår som effektiv og forsvarlig. Gitt at kostnadsbildet er forsvarlig og effektivt, skal ikke institusjoner gis trekk selv om de har relativt sett høyere kostnader enn andre institusjoner. I den grad man identifiserer budsjettposter som fremstår som klart urimelige/urealistiske, så må man vurdere om man skal anbefale en budsjettreduksjon.

Vurderingsmoment 2.4

For å sikre at resultatene som skal oppnås i prosjektet er formålstjenlige, er det viktig å involvere brukergruppene prosjektet retter seg mot. Det bør derfor komme frem av søknaden at prosjektet har et bevisst forhold til brukergruppene, og at dette er tatt hensyn til ved utformingen og gjennomføringen av prosjektet. Det er ikke noe krav at søkerne skal ha gjennomført brukerundersøkelser eller andre mer omfattende kartlegginger av slike interesser/behov, og ofte kan også manglende omtale forsvares ut fra at slike forhold nærmest «gir seg selv». Med mindre det er åpenbart at slike behov/interesser er ivaretatt eller omtale av dette anses klart overflødig, så bør søknaden imidlertid reflektere at slike forhold har blitt tatt i betraktning. Pluss og trekk bør også her normalt forbeholdes søknader som klart utmerker seg på dette, enten positivt eller negativt.

Kriterium 3: Kvalitet på prosjektgruppen og samarbeidsstrukturer

Under dette kriteriet skal følgende moment vurderes:

• 3.1) De deltagende institusjoner/aktørers komplementaritet og prosjektgruppens samlede erfaring og ekspertise.
• 3.2) Hvorvidt fordelingen av oppgaver og ansvar viser forpliktelse og aktiv
  bidragsytelse fra samtlige deltagende institusjoner/aktører.
• 3.3) I hvilken grad prosjektet har en klar og helhetlig plan for samhandling mellom de deltagende institusjoner/aktører, samt med ev. interessenter.

*Kontroller utlysningen for eventuelle ytterligere, utlysningsspesifikke
vurderingsmoment.

Vurderingsmoment 3.1

Under dette momentet skal det vurderes i hvilken grad de
sentrale aktørene og personene i prosjektet samlet er egnet til å sikre en god gjennomføring/oppnåelse av de planlagte aktiviteter og resultat. I dette ligger at det kan være aktuelt å gjøre trekk dersom en spesifikk aktør/aktørtype som burde vært involvert, ikke har blitt det. Trekk for slike mangler bør likevel normalt forbeholdes tilfeller hvor involvering av den aktuelle aktør/aktørtype må oppfattes nokså selvsagt. Søknadens omtale av aktørenes profil/virksomhet og kapasitet, samt sentrale deltakeres erfaring/ekspertise, vil dermed her stå sentralt. Det samme gjelder i hvilken grad aktørene/deltagernes egenskaper kan sies å utfylle hverandre – slik at de samlet sett er rustet til å sikre en god prosjektgjennomføring. Søkere bør generelt unngå å ramse opp alle erfaringer/ekspertiser, og heller fokusere på de deler av deltagernes CV’er som er særskilt relevant for det aktuelle prosjektet. Uforholdsmessig plassbruk på opplisting av perifer erfaring o.l. bør likevel normalt ikke møtes med trekk hvis opplistingen uansett viser at deltagerne har det som trengs av relevant erfaring/ekspertise. Begrunnelsen gitt under dette momentet bør ellers ses i sammenheng med realisme-vurderingen under vurderingsmoment 2.1.

Vurderingsmoment 3.2

En fordeling av oppgaver og ansvar som viser forpliktelse og aktiv bidragsytelse fra samtlige aktører/deltagere, vil indikere at alle aktører/deltagere er valgt med omhu og fordi de hver for seg vil bidra til å styrke prosjektets resultat- og effektoppnåelse. På samme måte vil en uklar ansvars- og oppgavefordeling ofte indikere at prosjektets planer ikke er godt nok gjennomtenkt, og at prosjektet derfor løper en større risiko for å støte på ulike utfordringer og problem. Hvor mye man skal trekke for slik uklarhet vil normalt avhenge av hvor omfangsrik uklarheten er, og om de knytter seg til sentrale aktiviteter/resultat. Tydelige «hull» i oppgave- og ansvarsfordelingen bør normalt lede til trekk, og i enda større grad dersom dette også bidrar til tvil om hvorvidt økonomistyringen i prosjektet er god. Tilsvarende bør tydelige, helhetlige og gjennomtenkte oppgaveog ansvarsfordelinger gi pluss.

Vurderingsmoment 3.3

Under dette momentet skal det vurderes i hvilken grad prosjektet legger til rette for god og effektiv samhandling mellom de ulike aktører/deltagere. Bevissthet og konkrete planer knyttet til samhandling blir viktigere dess flere aktører som er involvert, og dess mer spredd disse er geografisk. Det sentrale er at søknaden viser hvordan slik samhandling skal sikres, både gjennom tydelige ledelsesstrukturer/beslutningsprosesser og de mer operasjonelle sider av prosjektgjennomføringen (f.eks. kommunikasjonslinjer / fremgangsmåter o.l.). Søknader som etterlater seg uklarhet eller oppfattes å ha en fragmentert tilnærming bør gis trekk. Tilsvarende bør søknader som viser hvordan ulike aktører/deltagere vil samvirke mot felles mål, premieres.

Kriterium 4: Prosjektets effekter

Under dette kriteriet skal følgende moment vurderes:

• 4.1) Potensiell effekt for prosjektets brukergrupper, deltagende institusjoner og aktører i og utenfor prosjektet.
• 4.2) Kvaliteten på planlagte tiltak for å sikre at effektene opprettholdes etter endt prosjektperiode.
• 4.3) Kvaliteten på planlagte tiltak for å evaluere og dokumentere prosjektets effekter.

*Kontroller også utlysningen for eventuelle ytterligere, utlysningsspesifikke vurderingsmoment.

Vurderingsmoment 4.1

Under dette momentet, etterspørres en vurdering av
prosjektets samlede nytteverdi. Her bes man altså om å «løfte blikket» og se prosjektet som et hele, for å vurdere hvilke reelle effekter det antas å lede til og hvordan disse står i forhold til prosjektets samlede kostnader. Ved denne helhetlige vurderingen vil det være naturlig å særlig se hen til vurderingene gjort av resultatenes egnethet (jf. vurderingsmoment 1.2), realismen av prosjektets gjennomføringsplan (jf. vurderingsmoment 2.1) og prosjektets kostnadseffektivitet (jf. vurderingsmoment 2.3). Selv om spredning ikke er gjort til et eget delmål under utlysningen, så kan eventuelle spredningseffekter her også kunne gi et lite pluss.

Vurderingsmoment 4.2

Dette momentet innebærer at søkerne forventes å ha en plan for hvordan prosjektets effekter vil opprettholdes også etter at prosjektet/tilskudds-finansieringen har tatt slutt. Det bør dermed normalt gis trekk hvis en slik plan mangler, eller er uklar/mangelfull. For prosjekter som har en akseptabel plan, bør det premieres ut i fra hvor sannsynlig det er planen vil lykkes, i hvilken grad/hvor mange av effektene som antas opprettholdt, og hvor varig løsningen for videreføring anses å være.

Vurderingsmoment 4.3

Hensikten med dette momentet er i første rekke å sikre at søkerinstitusjonen selv legger planer for hvordan de kan vurdere prosjektets effektoppnåelse. Det bør derfor ikke stilles særlig strenge krav til planer for evaluering/dokumentasjon før man gir pluss. Et minimumskrav er imidlertid at planen fremstår gjennomførbar og kostnadseffektiv. Med mindre utlysningen forutsetter noe annet, vil gjennomføring av enkle spørreundersøkelser e.l. normalt måtte anses tilstrekkelig. Søkere som gjennom planlagte tiltak viser at de vil følge opp evalueringer og/eller integrere statistikk fra evalueringer i interne system for styringsinformasjon e.l., bør premieres ekstra for dette.