Retningslinjer og verktøy for ansvarlig internasjonalt kunnskapssamarbeid

Med partnerskap menes her samarbeid på institusjonsnivå som strekker seg ut over et enkelt samarbeidsprosjekt. Det som står under denne delen, og spesielt det som står under avtaler, kan også brukes til å vurdere enkeltprosjekter, og flere av vurderingene vil ha relevans både forsknings- og utdanningssamarbeid inkludert helseforetak og bedrifter.

Vellykkede partnerskap om kunnskapssamarbeid kjennetegnes gjerne av langvarig samarbeid og tett og tillitsfull kommunikasjon mellom partnerne. Erfaringene er imidlertid varierende ved ulike institusjoner og hos enkeltforskere, og det fins få eller ingen felles norske retningslinjer for hvordan man kan sikre et godt partnerskap over tid. Det vil ofte være personavhengig, og et institusjonspartnerskap bør være forankret i ledelsen og hos faglig ansatte. gjennom

Likeverdige partnerskap har fått stadig mer plass i diskusjonen om kunnskapssamarbeid og samarbeid mellom forskere og institusjoner. Dette er spesielt relevant for samarbeid mellom høyinntektsland og lav- og mellominntektsland (LMIC), hvor finansieringen ofte går gjennom norske utdannings- og forskningsinstitusjoner som er ansvarlige for den finansielle og administrative oppfølgingen av prosjektet. Utgangspunktet for samarbeidet med lokale partnere i LMICs er derfor ofte basert på en maktulikhet, der prosjekteier i Norge legger premissene for kunnskapssamarbeidet. Det er viktig å være bevisst at maktulikhet også kan være i de norske fagmiljøenes disfavør, fordi Norge er et mye mindre land enn våre prioriterte samarbeidsland, med færre spesialiserte fagmiljøer og begrensede finansielle muligheter til disposisjon for institusjonene. Der utdanning- og forskningen utføres i andre land er også lokalkunnskap og kontaktnett en kilde til innflytelse.

For å styrke arbeidet med likeverdige partnerskap har UK Collaborative on Development Research (UKCDR) og ESSENCE on Health Research utviklet en praktisk guide som forskningsfinansiører, forskningsinstitusjoner og forskere kan bruke i sitt arbeid. Likeverdige partnerskap handler om å anerkjenne partnernes kompetanse og gi dem reelle muligheter for ansvar, utvikling og kompetansebygging, som vil styrke alle partnere i et prosjekt.

Det er viktig å sikre en rettferdig fordeling av budsjetter, som også dekker kostnader til administrativ støtte og andre indirekte kostnader. Planer for mobilitet, datahåndtering, tilganger, kreditering og spredning av resultater, håndtering av IPR og ivaretakelse av personvern bør utvikles tidlig og i fellesskap for å sikre alle partnernes rettigheter, og gi forutsigbarhet for forskere som kommer inn i et partnerskap etter at det er etablert.

EU-kommisjonen legger til grunn de etiske retningslinjene beskrevet i The Global Code of Conduct for Research in Resource-Poor Settings (GCC) når de finansierer forskning som gjennomføres i lav- ressurssettinger. Retningslinjene fremmer prinsipper som rettferdighet, respekt, omsorg og ærlighet. Dette er også tett knyttet opp mot forskningsetiske overveielser av kulturelle forskjeller, risiko for utnyttelse, involvering av sårbare grupper og lokalt partnerskap når man gjennomfører forskning i andre land. I Norge har de nasjonale forskningsetiske komitéene utviklet forskningsetiske retningslinjer og veiledere, som kan være til god hjelp for forskere som planlegger forskning i lav- og mellominntektsland, men også i andre land.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for institusjonenes ledelse og administrasjon

• Både kortsiktige og langsiktige gevinster av partnerskapet bør formuleres.
• Vurder å etablere administrativ støtte som gir vitenskapelig ansatte mulighet til å utvikle likeverdige partnerskap i forbindelse med:
  • Utvikling av samarbeidsavtaler.
  • Oppsett av budsjett og fordeling av kostnader.
  • Tiltak for å redusere risiko, f.eks. for mislighold av midler hos partner, gjennom due diligence i forkant og rutiner for jevnlig oppfølging.
  • Planer for reaksjon ved uforutsette hendelser: terminering, eller justeringer av prosjektplaner.
• Samarbeid med administrativt ansatte hos partneren, for gjensidig forståelse av blant annet budsjett, regnskapsrutiner, rapportering, ansettelser og lovverk.
• Sjekk partnerens mulige koblinger og bindinger til staten, etterretning og militæret i det aktuelle landet, spesielt for land Norge ikke har sikkerhetspolitisk samarbeid med. Dette gjelder også for eiere når partneren er en bedrift, og for selskaper som eies av bedriften.
• Gjennomfør en «due diligence» undersøkelse av partneren (kartlegging av aktiviteter, sektoren den opererer i, en kommersiell og etisk vurdering an institusjonens eller bedriftens ledelse og rammer):
  • Har partneren en spesiell agenda, politisk, ideologisk eller kommersiell, som bør hensyntas?
  • Er partneren, inkludert ansatte eller personer i styrende organer knyttet til militær aktivitet eller selskaper med uklar profil?
  • Hva slags forhold har partneren til sine egne myndigheter, nasjonale eller lokale?
  • Hva slags beslutningsstrukturer har partneren?
  • Sjekk tidligere relasjoner med utenlandske partnere. Er det noen saker eller hendelser som har skapt problemer?
  • Forplikter partneren seg til å følge regler eller normer for etikk, transparens, åpenhet og akademisk frihet?
  • Har partneren en sunn økonomi og gode og etterrettelige systemer for drift?
• Sørg for å samle inn nok informasjon til å kunne vurdere risiko for egne verdier, sikkerhet og renommé. Dette inkluderer lover og regler i samarbeidsland for datadeling og personinformasjon og immaterielle rettigheter. Noen ganger vil også lokale lover og regler være relevant.
• Er det noen spesiell risiko for forskere eller studenter knyttet til opphold hos partneren? Det kan være knyttet til natur, samfunn eller politikk.
• Er det behov for oppholdstillatelse eller visum? Hvilken type tillatelse eller visum er nødvendig? For mobilitet til Norge, se www.udi.no.
• Vurder fordeling av risiko i prosjektet. Dette gjelder all akademisk og administrativ risiko, ikke bare risiko som er knyttet til ansvarlig internasjonalt samarbeid.
• Vurder om verdier som akademiske frihet skal inkluderes i avtaler, jf. Kap 2.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for forskere og fagmiljø

• Start planleggingen så tidlig som mulig slik at man har best mulig tid til å utvikle samarbeidsmetoder. Sørg for rettferdig fordeling av midler og institusjonelle kostnader mellom partnerinstitusjonene. Be om informasjon om partnerorganisasjonenes egne beregningsmodeller og kostnadsestimater når dere setter opp budsjettet. Alle partnere bør involveres fra start og være med i utviklingen av:
  • Forskningsspørsmål
  • Metoder
  • Plan for bruk av infrastruktur og utstyr, inkludert digital infrastruktur
  • Datahåndteringsplaner
  • Regler for kreditering og forfatterskap
  • Fordeling av immaterielle rettigheter
  • Nettverksaktiviteter
  • Planer for formidling
• Involver eventuelle brukere fra et tidlig tidspunkt for å sikre relevans og nytte, dette inkluderer brukere i landene hvor forskningen gjennomføres.
• Er det kulturforskjeller som kan føre til upresise formuleringer i en avtale, eller manglende felles forståelse av tiltak som kan settes inn i en gitt problematisk situasjon?
• Er det ulikheter i lovverk, f.eks. knyttet til personopplysninger, som må hensyntas?
• Vurder potensial for flerbruk/«dual-use» (se del 3.3 om eksportkontroll).
• Kartlegge muligheter for kommersiell utnyttelse av resultatene.
• Vurder om det er behov for strategier knyttet til immaterielle rettigheter. Utvikling av patenter kan være et eksplisitt politisk mål i andre land. Et patent sikrer en tidsbegrenset beskyttelse av en konkret idé, i bytte mot offentliggjøring og detaljert beskrivelse av idéen. Jo lettere idéen kan kopieres, jo større er sannsynligheten for at rettigheten vil bli krenket. Hvis man søker patent, bør man være forberedt på å forsvare seg rettslig hvis patentet krenkes, med de økonomiske konsekvenser det vil ha. Se mer om beskyttelse av varemerke, design og patenter på Patentstyret sine nettsider.

Høyere utdanningsinstitusjoner er ofte hierarkiske, byråkratiske og konservative systemer, som i stor grad speiler styresettet i det enkelte land knyttet til verdigrunnlag og politiske ambisjoner. Studenters status vil også i stor grad speile dette verdisettet, og kunne komme til uttrykk gjennom pedagogisk tilnærming, relasjon mellom student og underviser, personvern m.m.

Å utvikle et velfungerende internasjonalt utdanningssamarbeid kan derfor ta lang tid. Mest mulig forutsigbare og stabile rammer er avgjørende for å etablere langsiktige relasjoner som kan danne utgangspunkt for videre samarbeid etter at enkeltprosjekter eller andre tidsavgrensede aktiviteter er avsluttet.

Langsiktighet og institusjonell forankring er ikke minst viktig for å etablere forpliktende samarbeid spesielt knyttet til mer ambisiøse former for utdanningssamarbeid som felles studieprogram og felles grader. Her spiller også administrasjonen på institusjonene en sentral rolle knyttet til utvikling, systemkunnskap og kvalitetssikring.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for fagmiljø

• Formuler hva som er målet med samarbeidet. Hva er begrunnelsen for valg av land og partner(e) mht. merverdi for samarbeid innen høyere utdanning?
• Er aktuelle samarbeidspartnere akkrediterte og gradsgivende høyere utdanningsinstitusjoner?
• Er undervisningssamarbeidet kompatibelt med det norske rammeverket for godkjenning av studiepoeng fra utenlandsopphold?
• Kan planene gjennomføres uten å bryte gjeldende lovverk i noen av landene, f.eks. knyttet til personvern?
• Hvordan er det akademiske året og budsjettåret inndelt, og hvordan er mottaksapparat for internasjonale studenter på partnerinstitusjonene organisert?
• I hvilken grad er akademisk frihet ivaretatt i pensum og undervisning?
• I hvilken grad kan studenter, ansatte og andre involverte i samarbeidet bli utsatt for politisk press?
• Hvilket støtteapparat har studenter og stipendiater på utveksling gjennom samarbeidet?
• Hvordan er mulighetene for involvering av studenter i forskningsaktiviteter? Vil slik involvering kreve egne sikringstiltak?
• Hvordan legges det til rette for at studenter kan forberede seg på opphold i samarbeidsland og ved partnerinstitusjoner?
• Hvilket nivå må avtalen forankres på for å kunne bli implementert? Har samarbeidet blitt godkjent på rett nivå?
• Er det behov for oppholdstillatelse eller visum? Hvilken type tillatelse eller visum er nødvendig? For mobilitet til Norge, se udi.no.

En forutsetning for ansvarlig internasjonalt kunnskapssamarbeid, er god kjennskap til partnerinstitusjoner og samarbeidsland som grunnlag for gode samarbeidsavtaler. Institusjonelle samarbeidsavtaler bør være forankret i institusjonenes langsiktige strategier.
Avtaler om forskning- og høyere utdanning spenner fra rene utvekslingsavtaler til forsknings- og teknologisamarbeid, og partnerne kan være offentlige eller private aktører, inkludert bedrifter.

Inngåelse av forskningsavtaler mellom nasjoner dekkes ikke av dette, men forskningsavtaler på myndighetsnivå, sammen med multilaterale rammeverk og EU sine avtaler (Science and technology (S&T) roadmaps) med enkeltland, kan legge premisser for partnerskap på institusjons- eller bedriftsnivå. Det er viktig å være bevisst kulturelle og politiske forskjeller. I forbindelse med inngåelse av konkret samarbeid bør det tas hensyn både til grunnleggende nasjonale interesser og akademiske verdier.
Ifølge NUPI-rapporten Utfordrende kunnskapssamarbeid, peker administrativt ansatte ved flere institusjoner på at inngåelse og oppfølging av avtaler kan kreve mye tid, og at mange prosjekter setter av for lite tid til dette.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for institusjonens ledelse og administrasjon

Er felles utvekslingsavtaler mellom flere norske institusjoner og utenlandske partnere vurdert? Gjelder spesielt mindre fag og institusjoner.

Er faglige gevinster, betydning for kvalitet i utdanning og forskning, samt relevans og muligheten til å utvikle kunnskap som samfunnet har behov for vurdert?

Er synlighet og påvirkning av eget rennommé vurdert?

Er avtalen forankret i de ansattes faglige nettverk? Dette har betydning for kvalitetssikring, eierskap og oppfølging.

Er utvekslingsavtalen kvalitetssikret juridisk og administrativt?

Er utfordringer knyttet til overføringsgrunnlaget for personopplysninger til tredjeland vurdert?

Er det vurdert om potensielle etiske og sikkerhetsrelaterte hensyn er under press og tilsvarende hensyntatt i avtalen? Det kan handle om vern av akademiske verdier som ytringsfrihet i undervisningssituasjon for underviser og student, personvern og informasjonssikkerhet.

Er det utarbeidet egne avtaler for praksismobilitet som ivaretar faglig oppfølging og formell uttelling?

Er det behov for oppholdstillatelse eller visum? Hvilken type tillatelse eller visum er nødvendig? For mobilitet til Norge, se udi.no.

Er samarbeidsavtalen signert på riktig nivå?

Hva en avtale bør inneholde:

• En formell avtale bør inneholde åpen informasjon og en felles, gjensidig forpliktelse til å følge normer, regler og/eller spesielle avtaler om akademisk frihet, integritet, habilitet (conflicts of interests, conflict of commitments) og transparens. Avtalen bør offentliggjøres, med mindre konkurransehensyn tilsier hemmelighold.
• Definisjon av partnere.
• Mål og konkrete forventede resultater av samarbeidet.
• Budsjett, detaljert nok til at det ikke er tvil om hvem som skal bære kostnader, samt rapporteringsrutiner, perioder osv.
• Tidslinje for aktiviteter og resultater.
• Avtaler om gjensidig rapportering av fremdrift.
• Avtale om bruk av utstyr, infrastruktur, programvare og tilgang til digital infrastruktur
• Avtale om tilgang til data: det gjelder både det som generes gjennom samarbeidet, men også data og fagkunnskap som bringes inn i prosjektet, og personopplysninger både knyttet til partnere og evt. studieobjekter.
• Avtale om former for involvering og oppfølging av studenter i forskningssamarbeid der det er relevant.
• Definisjon av forventede immaterielle verdier og rettigheter fra prosjektet.
• Avtale om immaterielle rettigheter (IPR). Dette gjelder opphavsrett, patenter på varemerker, design, kildekode eller data og lagring av data. Hvem har eierrettigheter og hvem kan patentere? Kan resultater patentbeskyttes og lisensieres ut? Hvordan skal inntekter fra lisensiering fordeles?
• Avtaler om hva som ikke skal offentliggjøres, der konkurransehensyn, andre kommersielle hensyn, eller hensyn til partnerens dedikasjon eller forventninger tilsier hemmelighold.
• Avtale om regler for publisering og kreditering fra prosjektet. Normer for publisering varierer mellom fagområder og sektorer.