Retningslinjer og verktøy for ansvarlig internasjonalt kunnskapssamarbeid

Norge er avhengig av internasjonal rekruttering for å kunne dekke kompetansebehovet innenfor flere fagområder. Bakgrunnssjekk som en del av ansettelsesrutiner gir mulighet for å forsikre seg om at opplysningene som blir oppgitt i søknaden er korrekte. Rutiner for bakgrunnssjekk forutsetter at virksomheten har foretatt en verdivurdering og en risikovurdering med hensyn til hvilke stillinger, informasjon, fagområder og infrastruktur det er viktig å ha regulert tilgang til. Juridisk sett er muligheten til å foreta bakgrunnssjekk hjemlet i arbeidsgivers ansvar for å ansette riktig person i stillingen og samt samtykke fra søkeren ved at vedkommende søker på stillingen med gitte kvalifikasjonskrav eller gir et eksplisitt samtykke til innhenting av bakgrunnsinformasjon. Hvilke opplysninger en arbeidsgiver kan innhente vil variere basert på stillingens art, herunder hvilke kvalifikasjonskrav og andre lov- eller avtalefestede krav som stilles.

• Adgangen til å innhente ytterligere opplysninger avhenger av stillingens art og hvorvidt det foreligger noen begrensninger i lov, forskrift eller prinsipper. Det foreligger begrensninger i adgangen til å innhente opplysninger om søkeren blant annet i arbeidsmiljøloven og likestillings- og diskrimineringsloven, jf. f.eks. arbeidsmiljøloven § 9-3 første ledd og § 13-4 første og tredje ledd, samt likestillings- og diskrimineringsloven § 30 første ledd. Det foreligger noen unntak i de enkelte bestemmelsene.
• Arbeidsgiver kan ikke vektlegge opplysninger som det etter lov, forskrift eller prinsipper ikke er adgang til å innhente, heller ikke dersom slike opplysninger er gitt ved samtykke fra arbeidssøkeren.

Bakgrunnssjekk har vanligvis fire hoveddeler: Identitetskontroll, verifisering av utdanning og arbeidserfaring, kredittsjekk og næringsinteresser, samt søk i åpne kilder. Hvilken bakgrunnssjekk som foretas bør være avstemt mot stillingen som utlyses. Det er viktig at søkere får opplyst om at det kan bli foretatt bakgrunnssjekk, hva dette innebærer og at det innhentes skriftlig samtykke fra søkeren før bakgrunnssjekk foretas. Noen institusjoner velger å kjøpe tjenester på bakgrunnssjekk, og OsloMet har utviklet en egen ressursside for ansvarlighet i rekruttering og mottak av gjesteforskere.

Dersom stillingen er innenfor fag og tema som er relevant for eksportkontrollforskriften for kunnskapsoverføring, er det særlig viktig å tenke risikovurdering og sikkerhet når stillingen utlyses. Forslagene under er basert på Veileder for sikkerhet i ansettelsesforhold utviklet av PST, NSM, Politiet og Næringslivets sikkerhetsråd. Se også Datatilsynets ressursside for bakgrunnsundersøkelse.

Internasjonalt er det også utviklet nyttige verktøy og informasjon I forbindelse med rekruttering og ansettelse av forskere; Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) og European Charter for Researchers and a Code of Conduct for the Recruitment of Researchers. Den sistnevnte ressursen spesifiserer generelle krav til forskerrollen og dens tilhørende rettigheter og plikter.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for institusjonens ledelse og administrasjon

• Vurder hvilke stillinger/ansvarsområder som krever bakgrunnssjekk på institusjonen. Utvikle en prosedyre for bakgrunnssjekk på institusjonen som standardiserer rutinen i henhold til regelverk (f.eks. eksportkontroll for kunnskapsoverføring og likestillings- og diskrimineringsloven), og som plasserer ansvaret for bakgrunnssjekk i organisasjonen.
• Ved mangel av ressurser for tilfredsstillende bakgrunnssjekk, kan dyptgående diskusjoner av faglige spørsmål bidra til å verifisere at personen har den bakgrunn som vedkommende har oppgitt. Bibliometri kan også brukes, både for å analysere personers og institusjoners mulige bindinger.
• Før ansettelse bør søkere til stillingen få informasjon om at eksportkontrollforskriften vil kunne legge føringer på hens faglige utvikling og virke. Dette gjelder særlig for fag som omfattes av eksportkontrollforskriften for kunnskapsoverføring. Dette forbeholdet kan vurderes innlemmet som eget punkt i ansettelseskontrakten.
  

Ansatte kan ha bindinger som i enkelte situasjoner vil kunne sette deres akademiske virke og verdier under press. Statsborgerskap kan være ett eksempel på dette, men også internasjonalt nettverk, avhengighetsrelasjoner og finansieringskilder er eksempler på bindinger som i gitte situasjoner kan gi sårbarhet. Det å være midlertidig ansatt kan også representere en sårbarhet for påvirkning, som kan sette forskningsintegritet og akademisk frihet under press. Sideroller i form av eierskap i bedrifter eller styreverv kan føre med seg interessekonflikter og krysspress.

Et søkelys på risiko og sikkerhet ved forsknings- og utdanningsinstitusjonene kan innebære en fare for stigmatisering av utenlandske ansatte fra land som er utpekt som sikkerhetstrussel for Norge. Vektingen av risiko kan i noen tilfelle ta overhånd og resultere i vilkårlig utestengelse og diskriminering av utenlandske ansatte og studenter ved norske institusjoner. At institusjonen har gode sikkerhetsrutiner på plass som beskytter de viktigste institusjonelle verdiene, kan bidra til å motvirke en mistenkeliggjøring av internasjonalt ansatte. I tillegg er det viktig at proporsjonalitet i risikohåndtering diskuteres på institusjonene og i fagmiljøene, og at mulig diskriminering av utenlandske ansatte og studenter settes på dagsorden.

Utenlandske ansatte og studenter med statsborgerskap fra land av bekymring, som er kjent for å sette sine borgere i utlandet under press for informasjon, kan trenge oppfølging fra institusjonene. De bør informeres om farene og få vite hvem de kan ta kontakt med på institusjonen dersom de blir satt under press og trenger hjelp. Enkelte forskningsmiljø på teknologifeltet gjennomfører rutinemessig sårbarhetssamtaler med sine ansatte, basert på personens bakgrunn og eller, arbeidsfelt i etterkant av tjenestereiser til høyrisikoland. For oversikt over mulige farer og områder der innsidetrusler kan foregå, se også ressurssidene til sikresiden.no.

Utenlandske nyansatte har ofte behov for hjelp og støtte til å ta seg frem i det norske systemet. Enkelte institusjoner har egne kontaktpunkt som er opprettet for å hjelpe disse med praktiske utfordringer, alt fra bankkort til barnehageplass. Det er institusjonenes ansvar å orientere de utenlandske ansatte om lover og regler for kunnskapssektoren i Norge, inkludert institusjonens fremgangsmåter på eksportkontrollfeltet og sikkerhetsrutiner.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for institusjonens ledelse og administrasjon

• Vurder å etablere en egen rutine for orientering av nyansatte om eksportkontrollforskriften, forskningsetikk og akademisk frihet m.m.
• Vurder å utvikle egne nettressurser for internasjonalt samarbeid som gir oversikt over institusjonens rutiner og ressurser.
• Vurder å ha ett eller flere kontaktpunkt for varsling der ansatte og studenter kan ta kontakt dersom de opplever å bli satt under press fra eksterne aktører, eller opplever etiske dilemma i sine internasjonale samarbeid.
• Vurder hvorvidt forpliktelser i ansattforholdet og konsekvenser av brudd på institusjonens retningslinjer er tilstrekkelig tydeliggjort i arbeidskontrakter.
• Innfør tiltak som sikrer at den ansatte kjenner omfanget av verdiene hen forvalter og forstår risikoen knyttet til forskningsfeltet med tanke på internasjonalt samarbeid.
• Vurder å innføre sårbarhetssamtale med ansatte. Utarbeid egne rutiner for slike samtaler. Rutinen bør beskrive hensikten med sårbarhetssamtale, når og hvordan de skal avholdes, og hvilke medarbeidere eller grupper av medarbeidere som er i målgruppen (se ellers NSMs veileder for personellsikkerhet).
• Vurder behovet for å styrke rutinene for utenlandsreiser for ansatte og studenter, spesielt til land utenfor Norges sikkerhetssamarbeid (se ellers sikresidens reiseråd).

Internasjonalt har flere universiteter utviklet egne retningslinjer for «Code of conduct» som tydeliggjør forpliktelsene til ansatte. Noen universiteter har utviklet liknende retningslinjer for sine studenter. I tilknytning til disse har ansatte og studenter fått et kontaktpunkt på institusjonen som de kan henvende seg til om de skulle bli utsatt for press eller vanskelige dilemma. Også i Norge har en del institusjoner laget egne rammeverk for sine samarbeid og sine ansatte. Ett eksempel er NTNU sine etiske retningslinjer for ansatte. OsloMet har nylig utviklet egne etiske retningslinjer for internasjonalt samarbeid.

Det er avgjørende at fagfolk selv settes i stand til å vurdere risiko knyttet til ulike situasjoner og reflekterer rundt sine egne tilknytninger og sårbarheter. Slike sårbarheter kan føre til at ansatte kan bli presset til å handle i strid med nasjonale sikkerhetsinteresser eller eksportkontrollregelverket. Akademisk ansatte bør ha god trening i å reflektere over mulige etiske dilemma og vanskelige situasjoner de kan komme opp i, som del av det internasjonale samarbeidet. Forskerne må også vite hvor de skal henvende seg på institusjonen hvis de opplever press og trusler, eller mistenker at kollegaer og samarbeidspartnere opptrer uetisk og setter forskningsintegritet i fare. Det er viktig at slike henvendelser ikke møtes med sanksjoner og straffetiltak, men at det oppmuntres til å melde fra som en del av tilliten i et ansettelsesforhold. Feil blir gjort i alle organisasjoner, og det er derfor viktig at det skapes en kultur for å melde fra når en har trått feil eller mistenker uetisk oppførsel, slik at institusjonene kan begrense skadeomfanget.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for ledelse og administrasjon

• Vurder å opprette et sidegjøremålsregister som kartlegger de ansattes engasjement ved andre institusjoner, verv og eierskapsforhold for å ha oversikt over, og skape bevissthet rundt, mulige interessekonflikter og sårbarheter. Et slikt register bør oppdateres underveis i ansettelsesforholdet. Sidegjøremålsregisteret kan avdekke om forskeren har bistillinger ved internasjonale institusjoner i land av bekymring, eller har eierskap i selskap som kan representere en utfordring med hensyn til uavhengighet i enkelte forskningsprosjekt.
• Innfør rutiner der siderollers mulige påvirkning på internasjonalt forsknings- og utdanningssamarbeid vurderes og håndteres i planlegging og gjennomføring av samarbeidsprosjekter.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for fagmiljø

• Vurder om dine bindinger (sideroller, nære relasjoner, finansiering, statsborgerskap o.a.) vil kunne legge uheldige føringer på forskningsaktivitet, undervisningsaktivitet, eller skape lojalitetskonflikt i ditt ansettelsesforhold. Søk råd hos din nærmeste leder og ta grep som reduserer sårbarheten til et akseptabelt nivå.
• Opplever du at ditt akademiske virke blir satt under utilbørlig press, ta kontakt med nærmeste leder, sikkerhetsansvarlig eller redelighetsutvalget ved institusjonen.
• Opplever du at eksterne aktører ber deg dele informasjon som du er usikker på om det er greit å dele med utenforstående, kontakt sikkerhetsledelse ved din institusjon og eventuelt PST.
• Har du opplevelser på utenlandsreiser eller i andre situasjoner som gjør deg sårbar for press, orienter din nærmeste leder og/eller sikkerhetsansvarlig ved din institusjon for råd og støtte.
• Mistenker du at noen av dine kollegaer, gjesteforskere eller samarbeidspartnere opptrer uetisk, ta kontakt med nærmeste leder, sikkerhetsansvarlig eller redelighetsutvalget ved din institusjon.

Her gjelder de samme råd som for rekruttering og ivaretakelse av ansatte, så langt de passer. Varighet av opphold, og behov for tilgang til fysiske infrastruktur som laboratorier, utstyr, data og annet personell, er momenter som bør vurderes når man eventuelt forenkler prosedyrene.
Gjesteforskere utgjør i dag en sårbarhet ved norske institusjoner, fordi de noen ganger kommer etter en svært forenklet bakgrunnssjekk. Gjesteforskere fra land Norge ikke har sikkerhetspolitisksamarbeid med, kan være spesielt sårbare og kan bli utsatt for press. Regulering av tilganger kan både redusere institusjonens og gjesteforskerens sårbarhet. Disse rådene gjelder også for gjesteforelesere, så langt de passer. Ved lengre opphold kan man også inngå en institusjonell samarbeidsavtale, der sikkerhet er tema. Det er viktig at den ansatte som inviterer gjesteforskere gjør seg kjent med virksomhetens retningslinjer og melder fra ved bekymringsfull adferd.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for institusjonens ledelse og administrasjon

• Vurder behovet for oversikt over besøkende gjesteforskere ved institusjonen.
• Vurder tilgangsregulering for gjesteforskere med hensyn til fysiske (områder på institusjonen f.eks. lab og tilgang på kveldstid/natt) og digitale tilganger.
  

Har man ansatte med arbeidssted i utlandet, bringer dette inn mange nye momenter i risikovurderingene, så vel som nye regler å forholde seg til. Når en virksomhet har ansatte i et annet land, kan arbeidstaker miste medlemskapet i Folketrygden. Virksomheten må forholde seg til arbeidslandets lover og regler når det gjelder skatt, trygd, sykefravær, forsikring, arbeidsrett samt registrerings og rapporteringsforpliktelser i landet. Det kan være problemstillinger knyttet til arbeidstillatelser og visumplikt. Å etablere virksomhet i utlandet kan også føre til forpliktelser for arbeidsgiver knyttet til skatt og rapportering. Oppfølging og ledelse av den ansatte blir også påvirket. OsloMet har egne avtaler mellom ansatt i utlandet og nærmeste leder, for å ivareta sikkerhet knyttet til personinformasjon og utstyr.

Det er viktig at virksomheter er ansvarlig arbeidsgiver ovenfor sine ansatte i utlandet, herunder følger opp sine forpliktelser både i forhold til den ansatte og arbeidslandets lover og regler. Som ansvarlig arbeidsgiver bør virksomheten ha gode interne rutiner og oversikt over hvor de ansatte befinner seg til enhver tid slik at man raskt kan bistå ansatte ved behov. Virksomheten bør ha tydelige beredskapsplaner for ansatte som befinner seg i utlandet.

Ansatte som er på reise i land Norge ikke har sikkerhetspolitisk samarbeid med, bør vurdere hva de tar med seg av informasjon og elektronisk utstyr. Både PC-er og telefoner er sårbarheter. Ekstra nødtelefon kan også være lurt, da flere og flere land baserer både transport og betaling på mobilløsninger. Hvis mobilen låser seg kan det være vanskelig å gjennomføre planlagte møter og reiser, vise vaksinesertifikater, opprettholde kontakt med arbeidsgiver osv. Vurderinger og fremgangsmåter knyttet til studenter i utlandet kan også være relevante for arbeidstakere (se 4.5 Studenter i utlandet).

Norske myndigheter har ambisiøse målsettinger for antall studenter på utvekslingsopphold, også til prioriterte land utenfor Europa. Meld. St. 7 (2020-2021) En verden av muligheter- Internasjonal studentmobilitet i høyere utdanning viser til at 50 prosent av de norske studentene på sikt skal ha et utenlandsopphold i løpet av sin studietid. Meldingen understreker også institusjonenes ansvar for sikkerheten til studenter på utenlandsopphold og studentenes eget ansvar for valg av studiested. Institusjonene har ansvar for å informere og veilede studentene om både muligheter og begrensninger i forkant av reisene, samt tydeliggjøre hva studentene selv har ansvar for.

Universiteter og høyskoler sitt ansvar for studenter generelt, herunder studenter på opphold i utlandet, er regulert gjennom Lov om universiteter og høgskoler med studietilsynsforskrift. Ifølge Sikkerhetsloven har statlige universitet og høgskoler ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet, også under utvekslingsopphold. Institusjonene er pålagt å til enhver tid ha oppdatert beredskapsplanverk, slik dette er beskrevet i Styringsdokument for arbeidet med sikkerhet og beredskap i Kunnskapsdepartementets sektor.

Ifølge NUPI-rapporten Utfordrende kunnskapssamarbeid er det lite kunnskap ved institusjonene om studentenes erfaringer på utenlandsopphold. Samtidig uttrykker respondenter i studien bekymring for studentene. Forslag til vurderinger og fremgangsmåter under er begrenset til studenter som reiser innenfor institusjonelle avtaler og/eller innenfor rammen av partnerskap.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for institusjonenes ledelse og administrasjon

• Inkluder studenter på opphold i utlandet i beredskapsplaner. Er sikkerhetsutfordringer ved utenlandsopphold mht. kjønn, hudfarge, legning og utsatte minoriteter vurdert?
• Sikre personvern ved overføring av personopplysninger til tredjestater (GDPR). Tilrettelegg for tilstrekkelig grad av landkunnskap og kontekstforståelse i tilknytning til studieopphold i utlandet for studentenes egen sikkerhet og læring (før, under og etter oppholdet). Hensynet til samarbeidspartnere og medstudenters sikkerhet må også vurderes.
• Etabler rutiner for varsling ved hendelser som utfordrer personlig sikkerhet, informasjonssikkerhet, eller som utfordrer akademiske verdier.
  • Kan rutiner for varsling («incident reports») koples på eksisterende strukturer med hensyn til oppfølgingsansvar og risikohåndtering (avtaleansvarlige, fagansvarlig m.m.)?
  • Hvordan skal varsling systematiseres og følges opp på institusjonsnivå (ansvar, oppfølging, personvern m.m.)?
• Avklar kontaktpunkt på vertsinstitusjon i utlandet.
• Oppfordre studentene til registrering på UDs app «Reiseklar».
• Oppfordre studentene til å tegne forsikring og til å vurdere kontakt med og/eller medlemskap i ANSA.

Akademisk frihet må sikres for alle studenter og ansatte ved norske institusjoner, både i internasjonalt samarbeid og ellers. Alle studenter og ansatte må vite hva akademisk frihet innebærer. Kierulf-utvalget har i rapporten Akademisk ytringsfrihet utviklet et forslag til erklæring om akademisk ytringsfrihet og et sett med ytringsvettregler for kunnskapssektoren, som kan brukes. Institusjonene bør vurdere om de har gode systemer for å hjelpe studenter som opplever at deres akademiske frihet er truet eller under press.

Forslag til vurderinger og fremgangsmåter for institusjonens ledelse og administrasjon

• Informer studenter om akademisk frihet, forutsetninger for godt ytringsklima og forskningsetiske prinsipper. Inkludere studenter i relevante opplæringstilbud.
• Tydelig kontaktpunkt på institusjonen der studentene kan henvende seg for å få hjelp og støtte i tilfeller av press eller overvåkning.