For deg som har pågåande prosjekt tildelt i 2023

Erasmus+-programguiden er EU-kommisjonen sine reglar for programmet. Denne vert oppdatert årleg. Her finn du blant anna informasjon om programdelen sine prioriteringar og gyldigheitskriterium. I Erasmus+ programguiden er òg vurderingskriterium som våre eksterne evaluatorar tok utgangspunkt i under vurderinga av prosjektet. Mot slutten av programguiden finn du òg ei ordliste med forklaring av ord som ofte vert nytta i Erasmus+ samanheng.

Lenke: Erasmus+ Programguide 2023 på EU-kommisjonen si nettstad

Relevante overskrifter i programguiden:

• Part B, information about the actions
• Key Action 2: Cooperation among organisations and institutions
• Partnerships for cooperation
• Cooperation Partnerships
• Part C - Information for applicants
• Part D - Glossary of terms

Les gjennom sidene i Handbook for KA2 Lump Sum 2023 som gjeld for dykk

Handboka gir rettleiing i korleis ein skal tolke og følgje reglane for samarbeidspartnarskap. Denne vert oppdatert årleg. Her finn du blant anna informasjon som er nyttig gjennom heile prosjektperioden, frå førebuing til styring av prosjektet, rapportering, dokumentasjonskrav og kontrollar. Dersom det er inkonsistens mellom informasjon i handboka og Erasmus+ programguiden, så er det programguiden som gjeld.

Lenke: Erasmus+ handbok for KA2 lump sums 2023

Før de startar prosjektet, skal de skrive under ein kontrakt med HK-dir. Les kontrakten og vedlegga nøye. Dokumenta inneheld informasjon om kva de kan gjere innanfor dykkar spesifikke prosjekt, kor mykje prosjektmidlar de har til rådvelde og kva reglar som gjeld for dykk.

Grant Agreement er hovudkontrakten som inneheld prosjektspesifikk informasjon, som til dømes tilskotsbeløp, prosjektperiode, rapporteringsperiodar og når utbetalingane skal skje. Den inneheld informasjon om pliktene dykkar som prosjekteigarar, kva reglar som gjeld ved tidleg avslutning av prosjektet, førespurnader om endringar og tillegg til kontrakten, budsjettoverføringar, med meir. Kontrakten sender vi til dykk for digital underskrift. Den trer i kraft når den er signert av begge partar.

Saman med kontrakten sender vi ut fire vedlegg:

Annex 1: Det prosjektspesifikke budsjettet viser korleis det totale tildelte prosjektbudsjettet er fordelt mellom ulike arbeidspakkar, aktivitetar og deltakande organisasjonar i partnarskapet.

Annex 2: Spesifikke reglar inneheld mellom anna informasjon om gjennomgangar eller kontrollar, reglar for mellombels rapportering og sluttrapportering og når det kan verte aktuelt med ein reduksjon av budsjettet.

Annex 3: Mal for avtale (mandat) mellom koordinerande organisasjon og partnarorganisasjon (Accession form)

Annex 4: Avtalane (mandata), som de som koordinerande organisasjon oppretta med kvar partnar før prosjektstart.

Midlane som prosjektet dykkar har fått tildelt tilsvarar sekkebeløpet de søkte om. Summen skal bidra til å dekke kostnader for administrasjon og prosjektleiing, i tillegg til aktivitetar og resultat som de har skildra i søknaden.

Som prosjekteigar administrerer og følgjer du opp prosjektetmed verktøyet beneficary module.

Alle prosjekt får tilgang til beneficiary module. Kontaktpersonen for prosjektet får e-post med informasjon om korleis ein loggar inn og byrjar å administrere prosjektet.

I beneficiary module registrerer de aktivitetar og deltakarar, handterer budsjettet ogsender inn eventuelle delrapportar og sluttrapport. Det er viktig at de registrerer aktivitetane i prosjektet kontinuerleg.

Logg inn i beneficiary module med din EU-login

Til orientering vil det for dykk i prosjekta heite «Mine prosjekt» under «prosjekt» i Erasmusportalen.

Lenke: Om du ikkje har ei EU-innlogging, EU login – create an account - på EU-kommisjonen sin nettstad

Lenke: Informasjon om korleis verktøyet fungerer: Beneficiary Guides – Project implementation phase, EU-kommisjonen sin nettstad

Det er de som koordinerande organisasjon som har ansvaret for heile partnarskapet og prosjektet. Koordinator sitt ansvar kan ikkje delegerast til ein annan organisasjon. Som prosjekteigar er det dykkar ansvar å følge opp prosjektet kontinuerleg. Dette skjer ved at de rapporterer og evaluerer aktivitetane i prosjektet etter kvart som dei skjer.

Som koordinator har de ansvaret for å samle inn all dokumentasjon for aktivitetane i prosjektet og lagre desse i fem år etter at prosjektet er avslutta, for å fordele budsjettet til partnarar og for rapporteringa av prosjektet. For meir informasjon, sjå artikkel 7(b), Grant Agreement.

Partnarane vert bundne av kontrakten gjennom mandat/accession form. I tillegg anbefaler vi at de inngår ein partnarkontrakt eller underkontrakt med partnarane. Ein partnarkontrakt tydeleggjer ansvar og rammer for ting som kan dukke opp undervegs. Ein kan til dømes fastsette kven som gjer kva i samband med prosjektaktivitetane, kva som er forventa resultat, og kva utbetalingsplan ein ønskjer, om det til dømes er behov for forskottert utbetaling eller om ein skal sende faktura etter gjennomførte aktivitetar. Ein partnarskapsavtale gir òg betre utgangspunkt ved eventuelle rettslege tvistar eller dersom ein av partnarane skulle gå ut av partnarskapet.

Sjå eit døme på mal for partnarskapsavtale – denne må tilpassast av partnarskapet. (PDF)

Det går fram av hovudkontrakten dykkar når utbetaling av prosjektmidlane vert gjennomført. Talet på utbetalingar avhenger av prosjektet si lengd og kan også avhenge av koordinatororganisasjonen sin økonomiske kapasitet.

For dei fleste prosjekt gjer vi ei første utbetaling etter at kontrakten har vorten signert av både koordinatororganisasjon og HK-dir. Resten av utbetalingane gjer vi etter eventuell delrapportering og etter sluttrapportering.

Vilkår for utbetaling er at de har gjennomført og rapportert aktivitetane i samsvar med søknaden. Dersom ein aktivitet ikkje er fullført, delvis er fullført, eller gjennomført på ein utilfredsstillande måte, kan dette påverke vurderinga av sluttrapporten, og summen som vert utbetalt ved avslutning kan verte redusert.

Utbetalingar og rapportering til HK-dir vert gjort i euro.

Ved førespurnad eller ved eventuell gjennomgang eller kontroll har de som koordinerande organisasjon ansvaret for å ta vare på og kunne vise fram all dokumentasjon for aktivitetar som er gjennomførte i prosjektet. I kontrakten dykkar, Grant Agreement artikkel 20, og i Erasmus+ Handbook for lump sums 2023 (pdf) finn de dokumentasjonskrava for gjennomførte aktivitetar.

Det er viktig å merke seg at de bør oppbevare all relevant dokumentasjon som viserat aktivitetane eller arbeidspakkene er gjennomførte, når dei vart gjennomførte, av kven, osb. Arrangement kan for eksempel dokumenterast gjennom rapportar, dagsorden, presentasjonar, videoar, bilete og lyd, referat og relaterte publikasjonar.

I kontrakten står det at de må sende inn ein eller to delrapport i løpet av prosjektperioden.

Når de skal sende inn delrapport eller delrapportane, går også fram av kontrakten dykkar.

Toårige prosjekt: Delrapport (progress report) utløyser inga utbetaling av tilskot. Fristen for denne rapporteringa er 14 månader etter oppstartsdatoen.

Treårige prosjekt: Leverer normalt to delrapportar i løpet av prosjektperioden, men dette kan variere frå prosjekt til prosjekt (sjå kontrakten). Den fyrste delrapporten (progress report) vert levert 14 månader etter oppstartsdatoen, medan den andre delrapporten (periodic report) skal leverast når minst 70 prosent av den fyrste utbetalinga er brukt - eller seinast 26 månader etter oppstartsdatoen. Dersom prosjektet har brukt minst 70 prosent av første utbetaling ved delrapportering, gjer HK-dir ei andre utbetaling av tilskotet etter at vi har godkjent rapporten.

Beneficary module er rapporteringsverktøyet for prosjekta, som òg skal brukast til å levere delrapportar. Til orientering vil det for dykk i prosjekta heite «My projects» under «Projects» i Erasmusportalen.

Obs! Når HK-dir genererar delrapportar for prosjekta i Beneficiary Module, vert det sendt ut ei automatisk e-postmelding til koordinator om at fristen for levering er innan 10 dagar. Dette er feil, og koordinator held seg i staden til fristane som står i kontrakten.

Det er vanleg at mindre endringar skjer i løpet av prosjektperioden. Ta kontakt med oss saksbehandlarar for rettleiing når noko endrar seg. Eksempel på mindre endringar som ikkje krev kontraktsendring, men der de må kontakte oss, er bytte av kontaktperson eller legal representative. Mindre omfordelingar av budsjettet innanfor éin arbeidspakke (work package) kan òg gjerast utan kontraktsendring.

Ved behov for større endringar i prosjektet i løpet av prosjektperioden kan de be om kontraktsendring.

Døme på endringar som krev kontraktsendring er

• Bytte av partnar eller at partnar hoppar av prosjektet.
• Vesentleg endring av innhald, resultat eller budsjett.
• Budsjettomfordeling mellom arbeidspakkar (work packages).
• Forlenging av prosjektperioden (maksperioden for eit prosjekt er 36 månader).

Dersom de har hatt kostnader for avlyste aktivitetar grunna uføresette hendingar som ikkje kan avverjast, kan de søke om å kunne nytte force majeure-klausulen i kontrakten. Vi betalar ikkje ut midlar i samband med godkjend søknad om å nytte force majeure-klausulen. Godkjent force majeure betyr at kostnaden for ikkje gjennomførte aktivitetar kan førast ved sluttrapporteringa og vil dermed ikkje belaste prosjekteigaren.

Før de sender inn søknaden om å bruke regelen om force majeure, er det viktig at de først undersøker moglegheitene for å få refundert pengar knytt til avlyste aktivitetar på anna vis, til dømes gjennom eventuelle forsikringar eller refunderbare billettar. Vi tilrår at de alltid bestiller reiser og overnattingar med avbestillingsvern.

Ta kontakt med oss saksbehandlarar dersom det er aktuelt for dykk å søke om å kunne påkalle force majeure.

Kontrollar i form av institusjonsbesøk: HK-dir kan kome til å gjennomføre kontrollar i form av besøk, anten på risikobasert grunnlag eller gjennom ei tilfeldig utveljing. Det er viktig at relevant dokumentasjon for gjennomførte aktivitetar og utarbeiding av resultat er samla og lett tilgjengeleg hjå organisasjonen. Vi kan også kome til å be om relevant dokumentasjon via e-post.

Formålet er å granske dokumentasjonen og kontrollere at prosjektet vert implementert i samsvar med søknaden dykkar. Dersom prosjektet dykkar vert valt ut, vil vi ta kontakt med dykk og avtale ein dato for besøket. Etter kontrollen sender vi tilbakemelding til kontaktpersonen i prosjektet og legal representative, der vi informerer om resultatet av gjennomgangen.

Monitoreringsbesøk: HK-dir kan også kome til å besøke pågåande prosjekt i eit såkalla monitoreringsbesøk. Formålet med monitoreringsbesøket er rettleiing. Dersom det vert aktuelt for prosjektet dykkar, vil vi ta kontakt på førehand og avtale tidspunkt.

De skal levere sluttrapport for prosjektet i beneficiary module innan 60 dagar etter at prosjektet er avslutta.

De vil få den endelege utbetalinga etter at rapporten er godkjend og seinast 60 dagar etter innsendt rapport.

Kontaktpersonen for prosjektet loggar inn med sin EU Login, den same som vart nytta i søknaden. Kontaktpersonen kan gi fleire prosjektdeltakarar tilgang til verktøyet.

Beneficary module er rapporteringsverktøyet for prosjektet, som òg skal brukast til å levere sluttrapport i. Til orientering vil det for dykk i prosjekta heite «My projects» under «Projekts» i Erasmusportalen.

Når du skriv rapporten, er eitt tips å alltid lagre det du skriv i eit separat dokument, i tilfelle det skulle oppstå tekniske problem med beneficiary module.

Logg inn i beneficiary module med din EU login.

Sluttrapporten vert vurdert basert på blant anna:

• i kor stor grad prosjektet vart gjennomført i samsvar med den godkjende søknaden om tilskot
• kvaliteten på aktivitetane som vart gjennomførte og korleis dei samsvarar med prosjektmåla
• kvaliteten på produkt og produserte resultat
• læringsutbytte og effekt («impact») på deltakarar
• i kor stor grad prosjektet viste seg å vere innovativt/komplementært med andre initiativ
• i kor stor grad prosjektet viste seg å gi meirverdi på EU-nivå
• i kor stor grad prosjektet gjennomførte effektive kvalitetsmål og mål for evaluering av prosjektresultat
• effekt på dei deltakande organisasjonane
• kvalitet og omfang av gjennomførte formidlingsaktivitetar
• potensiell vidare effekt av prosjektet på enkeltpersonar og organisasjonar ut over dei som har vore direkte involverte i prosjektet

Sjå meir informasjon om dette i kontrakten dykkar, annex II, 6.4. Maksimal poengsum for ein sluttrapport er 100 poeng. Dersom sluttrapporten eller ein av arbeidspakkane får under 70 poeng, vert det trekt frå prosjektbudsjettet, og summen på sluttbetalinga vert redusert.

Prinsippet om open tilgang står sentralt i Erasmus+. Det vil seie at utdanningsmateriell, verktøy og anna som er produsert med midlar frå Erasmus+ skal gjerast ope, gratis og tilgjengeleg for alle. I samband med sluttrapporteringa skal du derfor laste opp prosjektresultata dine på Erasmus+ Project Results Platform (EPRP), EU-kommisjonens plattform for spreiing av prosjektresultat. Her kan du òg legge inn ei lenke til prosjektet si nettside. Hugs at alle resultat, inkludert nettsider, skal vere tydeleg merka med EU-logo. I EPRP skal ein derimot ikkje laste opp støttedokumentasjon knytt til utgifter.

Kontaktpersonen for den koordinerande organisasjonen loggar inn på EPRP med sin EU login. Dei opplasta resultata vert vurderte i samband med evalueringa av sluttrapporten. HK-dir publiserer deretter resultata offentleg når sluttrapporten vert godkjend. Samandraget frå sluttrapporten for prosjektet vil òg vere tilgjengeleg her. Prosjekt som vert vurderte å ha svært høg kvalitet, vert anerkjente som "best practice".

Oppfølging og spreiing er viktig å planlegge tidleg i prosessen. Jo fleire utanfor prosjektet som får kjennskap til kva de gjer og som engasjerer seg, desto større er sjansen for å nå måla med prosjektet og at erfaringane dykkar kjem til nytte for andre. Difor bør de allereie i planleggingsfasen legge ned ein god del arbeid i å planlegge kva spreiingsaktivitetar de skal gjennomføre.

Planlegg tid og ressursar. Ei utfordring er tid og pengar. For at prosjektet skal komme på rett spor, må de nøye tenke gjennom og planlegge den tida og ressursane de treng for ei effektiv spreiing.

Alle organisasjonane i prosjektet bør tenke på korleis kvar og ein best når ut i sine land. I fellesskap kan de laga ein spreiingsplan der de beskriv kva målgrupper de skal nå, kva verktøy og kanalar de skal bruke, og kva dei forventa effektane er. De har allereie presentert ein spreiingsplan i søknaden, men det er alltid mogleg å utvikla han vidare i løpet av prosjektet, spesielt om de fekk vite ved kvalitetsvurderinga at han hadde svakheiter.

Inviter sluttbrukarane. Vil de vere sikre på at dei som skal formidle og bruke resultata frå prosjektet, veit kva som er på gang, kan de til dømes invitere dei til førehandsvisningar, oppmode dei til å gi tilbakemelding og/eller bruka dei som testgruppe når de skal teste prototypar.

Del med kollegaer. Det er viktig at kunnskap og erfaringar de får frå prosjektet vert ført vidare internt til kollegaene dykkar. De kan til dømes presentere prosjektet på personalmøte, på ein konferanse eller andre arrangement.

Korleis de spreier resultata dykkar avhenger både av kva de vil oppnå og av prosjektet sin karakter. Vil de nå ut til fleire potensielle brukarar og/eller beslutningstakarar? Tenk på kva kanalar som er mest attraktive for målgruppa dykkar.

Tips om aktivitetar, kanalar og verktøy de kan bruke for å spreie det de oppnår i prosjektet:

• Blogg og aktiv bruk av sosiale media under og etter prosjektperioden.
• Lag filmar og videosnuttar. Her kan de til dømes nytte målgruppa for partnarskapet.
• Skriv artiklar og ta kontakt med lokale eller nasjonale aviser og tips om kva de har kome fram til.
• Sprei informasjon om prosjektet og resultatet regionalt gjennom seminar og møte.
• Erasmus+ Project Results Platform er nettsida til Den europeiske kommisjonen, der prosjekt og resultat vert publiserte.

Døme på medium og verktøy:

• Nettsider.
• Møte, konferansar, verkstader og seminar.
• Utstillingar/ demonstrasjonar.
• Rapportar, brosjyrar, artiklar i fagtidsskrift.
• Audiovisuelt materiale.
• Sosiale medium av ulike slag.
• Opne arrangement.
• Eksisterande kontaktar og nettverk.

For støtte og tips om å spreie resultata dykkar, sjå også dokumentet frå EU-kommisjonen "How to communicate your project". Det praktiske verktøyet "Impact Tool", som erutvikla av det nederlandske nasjonalkontoret, kan og vere til hjelp.

Hugs at all kommunikasjon og alt materiale i prosjektet skal merkast med EU-flagget og informasjon om at prosjektet vert finansiert med midlar frå EU, som beskrive i kontrakten. Logo og informasjon om visuell identitet finn de på EU-kommisjonen si nettside.

• All original dokumentasjon må oppbevarast i 5 år etter at sluttrekneskapen vart utbetalt til prosjektet. Informasjon om kva dokument de treng å lagre og vise fram, og andre plikter ved ein kontroll, finn de i Grant Agreement og Annex II, i tillegg til i KA2 Lump Sum-handboka.
• Kommisjonen og HK-dir kan gjennomføre kontrollar, revisjonar eller evalueringar i løpet av prosjektperioden og fem år etter utbetaling av sluttrekneskapen.
• Ved kontrollar eller revisjonar må dokumentasjon – det vil seie tilstrekkelege støttedokument –visast fram for å bevise at aktiviteten er gjennomført som planlagt.
• Felles kontroll for alle prosjekter skjer i form av gjennomgang ein ikkje laste opp støttedokumentasjon knytt til utgifter. Dokumentasjonen skal berre kunne visast fram i tilfelle kontroll.
• I tillegg til sluttrapport er det òg ulike kontrollar som prosjektet kan verte plukka ut til:
  • "Desk check" som er ein rein bilagskontroll der vi hentar dokumentasjon frå dykk etter at prosjektet er godkjent.
  • "On the spot check during project implementation". Ein kontroll som kan gjennomførast i løpet av prosjektperioden. Då prøver HK-dir å delta på ein aktivitet slik at ein får sett prosjektet i praksis, og ein har samtalar med koordinator undervegs.
  • "On the spot check after completion of the project" der ein både ser på gjennomførte aktivitetar og kvalitet på desse samt ser på bilag.
• Kontrollar er ofte både svært lærerike for alle, og det er ein fin måte å vise fram prosjektet på.

All kommunikasjon og alt materiale i prosjektet skal merkast med Erasmus+-logo (inkludert EU-flagget) og informasjon om at prosjektet vert finansiert med midlar frå EU.

Logo og informasjon om visuell identitet finn de på EU-kommisjonen si nettside.

Utanom EU-symbolet og informasjon om at prosjektet er finansiert av EU-kommisjonen, må det gå fram at det som vert uttrykt er synspunktet til opphavsmannen/prosjektet, og at EU-kommisjonen ikkje har ansvar for eventuell bruk av det publiserte materialet eller informasjonen om dette.

Alt materiale som er relatert til prosjektet og som vert publisert og kommunisert (også digitalt) i samsvar med kontrakten, må derfor merkast med ei ansvarsfråskriving (disclaimer).

European flag emblem and multilingual disclaimer (europa.eu)

• Alle utbetalingar av midlar vert gjort i euro. I partnarskapet kan det vere lurt at ein diskuterer konvertering og valutatap for å verte einige om korleis ein handterer dette.
• Kostnader skal rapporterast i euro i Beneficiary Module
• Ved konvertering av kostnader som er betalt i ein annan valuta enn euro, tilrår vi at de brukar valutakursen på den dagen de fekk pengar frå HK-dir. Dette vil bidra til å fordele risiko ved valutasvingingar.
• Ved valutasvingingar vil dette fordele risikoen blant prosjektpartnarane.
• Ved endring av kontonummer etter kontraktsignering, må nytt kontonummer sendast inn via Financial Identification form. Last ned og fyll ut skjemaet før du sender det inn til HK-dir.

Gyldige kostnader:

• Påkomne i prosjektperioden
• Inkludert i det godkjente budsjettet
• Påkomne i samband med prosjektet og nødvendige for gjennomføring av prosjektet
• Kan identifiserast i rekneskapssystemet
  • For å vere gyldige, må aktivitetane finne stad i landa til organisasjonane som deltek i prosjektet. Unntaka er aktivitetar som skjer i ein by med EU-sete (Brussel, Frankfurt, Luxemburg, Strasbourg og Haag) eller som finn stad på relevante tematiske transnasjonale arrangement eller konferansar.

Ugyldige kostnader:

• Valutatap
• Dobbelfinansiering
• MVA-frådrag (meirverdiavgift)
• Kostnader/bidrag til assosierte partnarar, med mindre det er spesifisert i det godkjente budsjettet

I EU-kommisjonen sin database Organisation Registration System finn de organisasjonen sin ID for Erasmus+(OID), og informasjon som er registrert om organisasjonen.

Alle utdanningsinstitusjonar og organisasjonar som søker om Erasmus+-midlar må skaffe seg ein organisasjons-ID (OID). Når du oppgir organisasjons-ID i søknaden, vert relevant informasjon om organisasjonen automatisk fylt ut i søknadsskjemaet. Du kan finne ut om din organisasjon har eit OID-nummer frå før, eller registrere institusjonen din i Erasmusportalen under menypunktet «Organisations».

Dersom de allereie har eit PIC-nummer, har informasjonen om organisasjonen dykkar vorten overført til den nye databasen automatisk. Organisasjonen får då også automatisk tildelt ein OID-kode. Søk på organisasjonsnamn (search organisation) eller PIC (advanced search) i databasen.

De er velkomne til å kontakte oss for å stille spørsmål eller få rettleiing gjennom heile prosjektperioden ved å sende ein e-post til

• Høgare utdanning: erasmus@hkdir.no
• Barnehage og skule, fag- og yrkesopplæring eller vaksne si læring og idrett: erasmuspluss@hkdir.no

Vi svarar på spørsmåla dykkar så raskt som mogleg. Oppgi alltid prosjektnummeret dykkar når de tar kontakt med oss.

Kontakt oss alltid så fort som mogleg om noko uføresett skjer som påverkar moglegheita dykkar til å gjennomføre prosjektet. På den måten kan vi raskt vurdere hendinga og minimere risikoen for at prosjektet vert påverka negativt.

• Prosjektet er innvilga på bakgrunn av søknaden. Bruk difor søknaden som styringsverktøy når de planlegg møter, prosjektaktivitetar, og legg fram framdriftsplan.
• Det er viktig å halde god kontroll undervegs på kor mykje av budsjettet som er brukt.
• Det er forventa at de leverer det de har fått innvilga i søknaden, og ein må difor gjere seg godt kjend med både søknad, kontrakt og vedlegg.
• Hugs at de i søknaden sette opp ein plan for måling av resultat med eigne valde verktøy og metodar (indikatorar).

Erasmus+-prosjekt skal bidra til kvalitet i utdanning gjennom inkludering og mangfald, aktivt medborgarskap, og digital og grøn omstilling. Vi har samla informasjon, tips og lenker som de kan bruke som støtte:

• Berekraft
• Digitalisering
• Inkludering
• Aktivt medborgarskap (Nettside kjem)