For deg som har pågåande småskalapartnarskap tildelt i 2023

Før de startar prosjektet dykkar, må de inngå ein kontrakt med Direktoratet for høgare utdanning og kompetanse (HK-dir). Les grundig gjennom kontrakten og vedlegga som høyrer til. Dokumenta inneheld informasjon om kva de kan gjere innanfor dykkar prosjekt, kor mykje prosjektmiddel de har til rådvelde og kva reglar som gjeld for dykk.

Grant Agreement er hovudkontrakten dykkar som inneheld informasjon spesifikk for prosjektet dykkar, som til dømes bidragssum, prosjekttid og når utbetalingane skal skje. Ho inneheld blant anna informasjon om dykkar plikter som prosjekteigar, kva reglar som gjeld ved til dømes tidleg avslutning av prosjektet, budsjettoverføringar og førespurnader om endringar og tillegg til kontrakten.

Kontrakten blir sendt til dykk for digital underskrift. Ho trer i kraft når begge partar har skrive under.

Saman med kontrakten sender vi ut fire vedlegg.

• Annex I: Budsjettet som gjeld for prosjektet dykkarviser korleis det totale tildelte prosjektbudsjettet er fordelt mellom ulike aktivitetar og organisasjonar i partnarskapet.
• Annex II: Spesifikke reglar inneheld blant anna informasjon om revisjonar eller kontrollar, reglar for rapportering og når det kan bli aktuelt med ein reduksjon av budsjettet.
• Annex III: Mal for avtale mellom partane – accession form. Denne skal ikkje brukast i 2023.
• Annex IV: Mal for avtale mellom koordinerande organisasjon og partnarorganisasjon består av avtalane (mandates) som de som koordinerande organisasjon utarbeidde med kvar partnar i samband med søknaden dykkar. Desse blir ikkje sendt ut saman med kontraktane, men ligg i søknaden dykkar.

Programrettleiaren (Programme Guide) for Erasmus+ er EU-kommisjonen sitt regelverk for programmet. Her finn du blant anna informasjon om programdelen sine prioriteringar og gyldigheitskriterier. I programrettleiaren er det òg vurderingskriterium som våre eksterne ekspertar gjekk ut fråievalueringa av prosjektsøknaden. Mot slutten av rettleiaren er det òg ei ordliste med forklaring av ord som blir nytta i Erasmus+-samanheng.

Erasmus+ Programme Guide 2023 på EU-kommisjonen si nettside

Relevante overskrifter i rettleiaren:

• Del B, informasjon om handlingane
• Nøkkelhandling 2: Samarbeid mellom organisasjonar og institusjonar
• Partnarskap for samarbeid
• Småskalapartnarskap
• Del C - Informasjon for søkarar
• Del D - Ordliste over termar

Som prosjekteigar administrerer og følgjer du opp prosjektet ved hjelp av verktøyet Beneficiary Module.

Alle som har eit godkjent prosjekt får tilgang til Beneficiary-modulen. Kontaktpersonen for prosjektet får ein e-post med informasjon om korleis ein loggar inn og byrjar å administrere prosjektet.

I Beneficiary Module registrerer du gjennomførte aktivitetar, handterer budsjettet og lagar og sender inn rapportar.

Det er viktig at du registrerer aktivitetar jamleg under prosjektet. Vi vil tilby opplæring i verktøyet.

Lenke: Beneficiary Module: Logg inn i Beneficiary Module med di EU-innlogging.

Lenke: Om du ikkje har ei EU-innlogging: skaff deg EU-innlogging - create an account på EU-kommisjonen si nettside.

Lenke: Informasjon om korleis verktøyet fungerer: Beneficiary Guides – Prosjektgjennomføringsfasen, EU-kommisjonen si nettside.

Som koordinerande organisasjon har de overordna ansvar for heile partnarskapet og prosjektet. Koordinatoren sitt ansvar kan ikkje delegerast til ein annan organisasjon. Som koordinator har de ansvar for å samle inn all dokumentasjon for aktivitetar i prosjektet og å oppbevare denne i tre år etter at prosjektet er avslutta, fordele budsjettet til dykkar partnarar og å rapportere om prosjektet. For meir informasjon, sjå artikkel 7(b),Grant Agreement.

Det går fram av hovudkontrakten når prosjektmidlane blir utbetalte. For dei fleste prosjekta gjer vi den første utbetalinga innan 30 dagar etter at kontrakten er signert av både dykk og av HK-dir. Dengjenverande utbetalinga gjer vi etter sluttrapportering.

Vilkår for utbetaling er at de har gjennomført og rapportert aktivitetane i tråd med søknaden dykkar. Dersom ein aktivitet ikkje er gjennomført, berre delvis er gjennomført eller er gjennomført på ein utilfredsstillande måte, kan det påverke vurderinga av sluttrapporten, og summen som blir utbetalt ved avslutninga kan bli redusert.

Utbetalingar og rapportering til HK-dir blir gjort i euro.

Som koordinerande organisasjon har de ansvaret for å oppbevare og kunne vise fram all dokumentasjon for gjennomførte aktivitetar i prosjektet ved førespurnad eller ved eventuell gjennomgang eller kontroll.I Grant Agreement artikkel 20, og i Erasmus+ håndbok for lump sums 2023 finn de informasjon om kva dokumentasjonskrav som gjeld for gjennomførte aktivitetar.

Det er vanleg at mindre endringar skjer i løpet av prosjektperioden. Ta kontakt med oss saksbehandlarar for rettleiing når noko endrar seg. For mindre endringar, som til dømes å byte kontaktperson eller legal representative, er det ikkje nødvendig å endre kontrakten, men her må de likevel ta kontakt med oss.

Ved behov for større endringar i prosjektet i løpet av prosjektperioden kan de måtte søke om endring av kontrakten.

Døme på endringar i prosjektet som krev endring av kontrakten er:

• Byte av partnar eller at ein partnar går ut av prosjektet.
• Vesentleg endring av innhald eller budsjett.
• Budsjettomfordeling mellom aktivitetar.
• Forlenging av prosjektperioden (makstida for eit prosjekt er 24 månader).

Dersom de uforskyldt vert hindra i å gjennomføre aktivitetar, kan de søke om å få kostnader dekka via force majeure-klausulen i kontrakten. Godkjent force majeure betyr at ein kan rapportere innkostnader for ikkje-gjennomførte aktivitetar, og dermed dei ikkje belaste prosjekteigaren.

Før de sender inn søknaden om å kunne nytte force majeure-klausulen, er det viktig at de først undersøker moglegheitene for å få tilbake midlar knytt til avlyste aktivitetar på anna vis. Det kan til dømes vere gjennom eventuelle forsikringar eller refunderbare billettar. Vi tilrår at de alltid bestiller reiser og overnattingar med avbestillingsvern.

Eventuelt godkjent beløp er det maksbeløpet de har rett til, under føresetnad av at de ikkje har fått tilbake midlar på nokon annan måte.

Ta kontakt med oss i HK-dir dersom det er aktuelt for dykk å søke om å kunne bruke force majeure-klausulen i kontrakten.

Kontrollar i form av besøk: HK-dir kan gjennomføre kontrollar i form av besøk hos organisasjonen, anten på risikobasert grunnlag eller gjennom ei tilfeldig utveljing. Det er viktig at relevant dokumentasjon for gjennomførte aktivitetar og utarbeiding av resultat er samla og lett tilgjengeleg hjå organisasjonen. Vi kan også be om relevant dokumentasjon via e-post.

Formålet er å granske dokumentasjonen og kontrollere at prosjektet blir implementert i samsvar med søknaden dykkar. Dersom prosjektet dykkar blir valt ut, vil vi ta kontakt med dykk og avtale ein passande dato for besøket. Etter kontrollen sender vi tilbakemelding til kontaktpersonen i prosjektet og legal representative, der vi informerer om resultatet av gjennomgangen.

Monitoreringsbesøk: HK-dir kan også gjennomføre såkalla monitoreringsbesøk hos pågåande prosjekt, der formålet er å støtte prosjektet. Dersom det blir aktuelt for prosjektet dykkar, vil vi ta kontakt på førehand og avtale eit passande tidspunkt.

Sluttrapporten skal innehalde:

• Detaljert beskriving av kvar gjennomførte aktivitet.
• Kvantitativ og kvalitativ informasjon som viser om de har nådd dei måla de oppgav i søknaden.
• Sjølvvurdering, som i prosent viser i kva grad de har nådd prosjektmåla.

I tillegg må de laste opp prosjektresultata i Erasmus+ Project Results Platform.

De leverer sluttrapporten for prosjektet i Beneficiary Moduleinnan 60 dagar etter at prosjektet er avslutta. 

De vil få den endelege utbetalinga etter at rapporten er godkjent og seinast 60 dagar etter innsendt rapport.

Kontaktpersonen for prosjektet loggar inn med sin EU Login, den same som vart nytta i søknaden. Kontaktpersonen kan gi fleire prosjektdeltakarar tilgang til verktøyet.

Sluttrapporten må oppnå over 60 poeng for at den siste utbetalinga av det godkjende budsjettet ikkje skal reduserast. Dersom de oppnår svært høge poeng i sluttrapporten, kan prosjektet dykkar verte valt ut som eit såkalla godt døme, “a goodpractice”.

Når du skriv rapporten, er eit tips å alltid lagre det du skriv i eit separat dokument i tilfelle det skulle oppstå tekniske problem med Beneficiary Module.

Oppfølging og spreiing er viktig å planlegge på eit tidleg stadium. Jo fleire utanfor prosjektet som får kjennskap til kva de gjer og som kjenner engasjementet - desto større sjanse er det for at de når måla dykkar med prosjektet og at erfaringane dykkar kjem til nytte for andre. De bør derfor allereie i planleggingsstadiet legge ned ein del tankekraft på kva spreiingsaktivitetar de skal gjennomføre.

Av stor betydning gjennom heile prosjektet, og særleg i planlegginga og handteringa av resultata, er leiinga si deltaking og engasjement. Det er òg bra om alle i organisasjonen så langt som mogleg vert involverte i førebuingar og spreiingsaktivitetar, sjølv dei som ikkje sjølv har delteke aktivt i prosjektet.

Planlegg tid og ressursar. Ein utfordring er tid og pengar. For at prosjektet skal få draghjelp i rett retning, bør de tenke gjennom og planlegge den tida og dei ressursane de treng for effektivt spreiingsarbeid.

Alle organisasjonane i prosjektet bør tenke på korleis kvar og ein best når ut i sine land. Saman utviklar de ein spreiingsplan der de beskriv kva målgrupper de skal nå, kva verktøy og kanalar de skal bruke, og kva forventningar det er til effektane. Allereie i søknaden har de levert ein spreiingsplan, men det er alltid mogleg å utvikle den vidare under prosjektet, særleg om de fekk vite under kvalitetsvurderinga at den hadde manglar.

Korleis de spreier resultata og prosjektet dykkar er avhengig av kva de vil oppnå og av prosjektet sin karakter. Vil de nå ut til fleire potensielle brukarar og/eller avgjerdstakarar? Tenk på kva kanalar som er mest attraktive for målgruppa dykkar. Eit middel kan vere å nå ut via media. Skriv ei pressemelding eller ring lokalavisa eller ei passande fagavis og tips om prosjektet dykkar og kva de skal gjere.

Inviter sluttbrukarane. Vil de vere sikre på at dei som skal formidle og bruke prosjektresultata veit kva som er i gong, er eit forslag å invitere dei til førehandsvisningar, oppmuntre dei til å gi tilbakemelding og/eller bruke dei som testgruppe når de skal teste prototypar.

Før vidare til kollegaer. Det er viktig at kunnskapar og erfaringar de får gjennom prosjektet vert ført vidare internt til kollegaene dykkar. De kan til dømes presentere prosjektet på personalmøta, på ein konferanse eller andre passande arrangement.

Tips om aktivitetar, kanalar og verktøy de kan bruke for å spreie det de oppnår i prosjektet dykkar:

• Blogg under og etter prosjektperioden.
• Spel inn film. Her kan de til dømes få hjelp frå målgruppa for partnarskapet.
• Skriv artiklar og kontakt lokalavisa og tips om kva de har funne ut, eller lat dei som deltek i aktivitetane skrive ein artikkel som lokalavisa kan publisere.
• Sprei informasjon om prosjektet og resultatet regionalt gjennom seminar og møte.
• Lærestader, politikarar, fagforeiningar og bransjeorganisasjonar kan ta del i fysiske resultat som kan spreiast vidare.
• Bruk EU: Erasmus+ Project Results Platform, som er Den europeiske kommisjonens nettstad der prosjekt og resultat vert publiserte.

Eksemplar på medium og verktøy:

• Nettstader og nettplattformer.
• Møte, konferansar, verkstader og seminar.
• Utstillingar og demonstrasjonar.
• Rapportar, brosjyrar, artiklar i spesialtidsskrift.
• Audiovisuelt materiale.
• Sosiale medium av ulike slag.
• Opne arrangement.
• Eksisterande kontaktar og nettverk.

For fleire tips, sjå dokumentet frå EU-kommisjonen: "How to communicate your project"

EU-kommisjonen sine reglar for Erasmus+ pålegg HK-dir å gjennomføre ein grundig gjennomgang av ein viss prosentdel av avslutta prosjekt.

Dersom ein grundig gjennomgang blir aktuell for dykkar prosjekt, vil de få informasjon om dette etter at de har levert inn sluttrapporten. Målet er å kontrollere at dokumenta, samla inn av dykk som prosjekteigar, stemmer overeins med opplysningane i sluttrapporten og oppfyller krava i regelverket. Når gjennomgangen vår er ferdig, sender vi eit avslutningsbrev til prosjektet sin kontaktperson og legal representative der vi informerer om resultatet av gjennomgangen.

Originalkvitteringar, verifikasjonar og bokføring skal de oppbevare i inntil tre år etter prosjektet er avslutta.

For prosjekt som fekk tildeling i 2021 og 2022: Informasjon om kva dokument som blir kontrollerte og må oppbevarast er å finne i Annex III, Financial and contractualrules.

For prosjekt som fekk tildeling i 2023: Informasjon om kva dokument som blir kontrollerte og må oppbevarast finn de i hovudkontrakten, Grant Agreement.

All offentleg kommunikasjon og alt av spreiingsmateriale for prosjektet skal merkast med Erasmus+ logo (inkludert EU-flagget) og informasjon om at prosjektet blir finansiert med midlar frå EU.

Logo og informasjon om visuell identitet finn de på EU-kommisjonen si nettside.

Utanom EU-symbolet og informasjon om at prosjektet er finansiert av EU-kommisjonen, må det gå fram at det som vert uttrykt er synspunktet til opphavsmannen/prosjektet, og at EU-kommisjonen ikkje har ansvar for eventuell bruk av det publiserte materialet eller informasjonen om dette.

Alt materiale som er relatert til prosjektet og som vert publisert og kommunisert (også digitalt) i samsvar med kontrakten, må derfor merkast med ei ansvarsfråskriving (disclaimer).

European flag emblem and multilingual disclaimer (europa.eu)

• Alle utbetalingar av midlar vert gjort i euro. I partnarskapet kan det vere lurt at ein diskuterer konvertering og valutatap for å verte einige om korleis ein handterer dette.
• Kostnader skal rapporterast i euro i Beneficiary Module
• Ved konvertering av kostnader som er betalt i ein annan valuta enn euro, tilrår vi at de brukar valutakursen på den dagen de fekk pengar frå HK-dir. Dette vil bidra til å fordele risiko ved valutasvingingar.
• Ved valutasvingingar vil dette fordele risikoen blant prosjektpartnarane.
• Ved endring av kontonummer etter kontraktsignering, må nytt kontonummer sendast inn via Financial Identification form. Last ned og fyll ut skjemaet før du sender det inn til HK-dir.

I EU-kommisjonen sin database Organisation Registration System handterer de organisasjons-ID, Organisation ID (OID), og informasjonen om organisasjonen dykkar.

Dersom de allereie har eit PIC-nummer, har informasjonen om organisasjonen blitt overført til den nye databasen automatisk. Organisasjonen dykkar får då også automatisk tildelt ein OID-kode. Søk på organisasjonsnamn (search organisation) eller PIC (advanced search) i databasen.

Sjekk informasjonen om organisasjonen deira og OID: Databasen Organisation registration - kontrollere oppgaver og OID

Meir informasjon om korleis de registrerer eller oppdaterer: OID, Organisation Registration system og EU Login

De er velkomne til å kontakte oss som saksbehandlarar for å stille spørsmål eller få rettleiing gjennom heile prosjekttida ved å sende ein e-post til erasmuspluss@hkdir.no

Vi svarar på spørsmåla dykkar så raskt som mogleg. Oppgi alltid prosjektnummeret dykkar når de tar kontakt med oss.

Kontakt oss snarast råd om noko uføresett skjer som påverkar moglegheita dykkar til å gjennomføre prosjektet. På den måten kan vi raskt vurdere hendinga og minimere risikoen for at prosjektet dykkar blir påverka negativt.

• Prosjektet er innvilga på bakgrunn av søknaden. Bruk difor søknaden som styringsverktøy når de planlegg møter, prosjektaktivitetar, og legg fram framdriftsplan.
• Det er viktig å halde god kontroll undervegs på kor mykje av budsjettet som er brukt.
• Det er forventa at de leverer det de har fått innvilga i søknaden, og ein må difor gjere seg godt kjend med både søknad, kontrakt og vedlegg.
• Hugs at de i søknaden sette opp ein plan for måling av resultat med eigne valde verktøy og metodar (indikatorar).

Erasmus+-prosjekt skal bidra til kvalitet i utdanning gjennom inkludering og mangfald, aktivt medborgarskap, og digital og grøn omstilling. Vi har samla informasjon, tips og lenker som de kan bruke som støtte:

• Berekraft
• Digitalisering
• Inkludering
• Aktivt medborgarskap (Nettside kjem)