Avtaler om forskningssamarbeid

Hva bør man tenke på før man begynner å forhandle frem en avtale?

• Det er viktig å være bevisst kulturelle og politiske forskjeller. I forbindelse med inngåelse av konkret samarbeid bør det tas hensyn både til grunnleggende nasjonale interesser og akademiske verdier.
• Ifølge NUPI-rapporten Utfordrende kunnskapssamarbeid, peker administrativt ansatte ved flere institusjoner på at inngåelse og oppfølging av avtaler kan kreve mye tid, og at mange prosjekter setter av for lite tid til dette.
• Inngåelse av forskningsavtaler mellom nasjoner dekkes ikke av dette, da disse er politisk motivert og styrt. Men forskningsavtaler på myndighetsnivå, sammen med multilaterale rammeverk og EU sine avtaler med enkeltland (Science and technology (S&T) roadmaps), kan legge premisser for partnerskap på institusjons- eller bedriftsnivå.

Hva bør ledelse og administrasjon vurdere ved inngåelse av en avtale?

• Er felles utvekslingsavtaler mellom flere norske institusjoner og utenlandske partnere vurdert? Gjelder spesielt mindre fag og institusjoner.
• Er synlighet og påvirkning av eget rennommé vurdert?
• Er det aktuelt å offentliggjøre avtalen med tanke på transparens og legitimitet, eller foreligger det hensyn som tilsier hemmelighold?
• Er avtalen forankret i de ansattes faglige nettverk? Dette har betydning for kvalitetssikring, eierskap og oppfølging.
• Er utvekslingsavtalen kvalitetssikret juridisk og administrativt?
• Er utfordringer knyttet til overføringsgrunnlaget for personopplysninger til tredjeland vurdert?
• Er det vurdert om potensielle etiske og sikkerhetsrelaterte hensyn er under press og tilsvarende hensyntatt i avtalen? Det kan blant annet handle om vern av akademiske verdier som ytringsfrihet, personvern og informasjonssikkerhet.
• Er det behov for oppholdstillatelse eller visum? Hvilken type tillatelse eller visum er nødvendig? For mobilitet til Norge, se udi.no.
• Er samarbeidsavtalen signert på riktig nivå?

Hva bør avtalen(e) inneholde?

• En formell avtale bør inneholde åpen informasjon og en felles, gjensidig forpliktelse til å følgerelevant regelverk, forskningsetiske normer, akademiske verdier,og ivareta institusjonell integritet, habilitet (conflicts of interests, conflict of commitments) og transparens.
• Avtalen bør offentliggjøres i sin helhet, med mindre det foreligger hensyn som tilsier hemmelighold.
• Konfidensialitetsregler som regulerer taushetsbelagt informasjon, herunder hvilke hensyn konfidensialiteten skal ivareta, eksempelvis konkurransehensyn eller andre hensyn som tilsier hemmelighold. Bør omfatte definisjon av taushetsbelagt informasjon og hvordan behandle slik informasjon.
• Mål og konkrete forventede resultater av samarbeidet.
• Budsjettet, som bør være detaljert nok til at det ikke er tvil om hvem som skal bære hvilke kostnader.
• Erstatningsansvaret mellom partnerne.
• Tidslinjen for aktiviteter og resultater.
• Regler om rapportering, herunder rapporteringsrutiner, rapporteringsperioder og gjensidig forpliktelse til rapportering av fremdrift.
• Regler om bruk av utstyr, infrastruktur, programvare og tilgang til digital infrastruktur.
• Regler om tilgang til data: det gjelder både det som skapes gjennom samarbeidet, men også data og fagkunnskap som bringes inn i prosjektet. Husk å ta hensyn til åpen forskning og deling.
• Regler om utveksling og behandling av personopplysninger mellom partnere, særlig med tanke på ansvarsfordelingen i prosjekter og andre felles aktiviteter, i tråd med personvernsforordningen (GDPR). Se for øvrig informasjonssikkerhet og personvern.
• Regler om former for involvering og oppfølging av studenter i forskningssamarbeid der det er relevant.
• Beskrivelse av forventede immaterielle verdier og rettigheter fra prosjektet.
• Regler om håndteringen av immaterielle rettigheter (IPR). Dette gjelder opphavsrett, patenter, rett til varemerker, design, kildekode eller data og lagring av data. Hvem har eierrettigheter, hvem og hvordan skal patentering, registrering og lisensiering håndteres, og hvordan skal inntekter fra lisensiering fordeles?
• Regler for publisering og kreditering fra prosjektet. Normer for publisering varierer mellom fagområder og sektorer.
• Regler om hvordan løse konflikter mellom samarbeidspartnere (tvisteløsning). Husk både lovvalg og verneting.
• Regler om hvordan samarbeidsavtaler kan oppheves/avsluttes.