Om arbeidet med å anskaffe nytt system

Hvorfor nytt system?

Kontrakten med nåværende leverandør av prøvesystem løper ut ved utgangen av 2025. I tråd med reglene i anskaffelsesregelverket for offentlig sektor, har HK-dir gjennomført en konkurranse og inngått en avtale med ny leverandør.

Det er viktig at et nytt prøvesystem tilfredsstiller dagens krav og føringer til informasjonssikkerhet, personvern og universell utforming og legger til rette for bedre arbeidsprosesser for alle brukere av systemet. Det er sentralt at prøvene fortsatt skal ha like god kvalitet som i dag, og samtidig kan tilpasses for å oppfylle fremtidige behov.

Hva har vi gjort?

I desember 2022 inviterte vi til deltakelse i anbudskonkurransen, og fem leverandører ble kvalifisert til å delta i konkurransen. I februar 2024 ble avtale med leverandøren Open Assessment Technologies (OAT) signert. OAT er en solid og internasjonalt anerkjent leverandør og har brukere i 194 land, også i Norge. OAT leverer blant annet systemet Utdanningsdirektoratet bruker for gjennomføring av prøver og eksamener i grunnopplæringen.

HK-dir har også jobbet systematisk med å identifisere og samhandle med interessenter som blir påvirket og som kan bidra til både anskaffelse og innføring av prøvesystem. Det ble opprettet to grupper med viktige interessenter; referansegruppe med prøvesteder og referansegruppe for statlige aktører.

Referansegruppe med prøvesteder

Prøvene gjennomføres i de fleste av landets kommuner for svært mange kandidater. For å kunne ivareta kandidatenes behov og interesser, har det vært viktig for HK-dir å involvere prøvestedene i arbeidet med å anskaffe og innføre et nytt prøvesystem. Vi opprettet derfor en referansegruppe med medlemmer fra både mindre og større prøvesteder fra ulike deler av landet. Til sammen har ni prøvesteder vært representert i referansegruppen.

Vi har hatt tre møter med referansegruppen. Formålet med møtene har vært å utforske, identifisere og forstå hvilke behov og forventninger prøvestedene har til det nye prøvesystemet. Ved å involvere referansegruppen i dette arbeidet, har vi fått innspill på følgende:

1. behov før, under og etter prøvegjennomføring
2. behov knyttet til innføring av prøvesystemet
3. konkrete kravformuleringer i konkurransedokumentene

De tre møtene resulterte i 241 innspill om hva som er viktig for prøvestedene før, under og etter prøvegjennomføring. Vi fikk også nyttig innsikt i hva vi bør tenke på når det nye prøvesystemet skal innføres. Blant annet kom det fram at opplæringstiltak og annen støtte til innføring bør utarbeides på en måte som gir hvert enkelt prøvested mulighet til lokal tilpasning.

I tillegg ga referansegruppen tilbakemeldinger på 12 særlige relevante kravformuleringer knyttet til administrasjon og gjennomføring av prøvene og deling av prøveresultater.

59 prosent av behovene som ble spilt inn fra referansegruppen, ble kravstilt til leverandørene som var med i anbudskonkurransen. Dette viser at referansegruppen har hatt reell medvirkning i utformingen av kravspesifikasjonen.

17 prosent av de innspilte behovene ble vurdert til å være relevante, men ikke viktig nok til at det var hensiktsmessig å kravstille dem til leverandørene i anbudskonkurransen. Et eksempel på et slikt behov er: Behov for at kandidater som ikke har betalt for en prøve, skal bli sperret for å melde seg opp til flere prøver.

24 prosent av de innspilte behovene ble kategorisert som ikke relevant for anskaffelsen av det nye prøvesystemet. Et eksempel på et behov i denne kategorien er: Prøvestedene har behov for hyppigere prøveavviklinger.

Referansegruppe med statlige aktører

Referansegruppen med statlige aktører har bestått av representanter fra Utlendingsdirektoratet, Nav, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet, og Samordna opptak. Felles for disse aktørene er at de har behov for kandidatenes prøveresultater i sin saksbehandling av for eksempel søknader om permanent oppholdstillatelse, statsborgerskap, rapportering til Arbeids- og inkluderingsdepartementet, tildeling av arbeidsmarkedstiltak eller opptak til høyere utdanning. Utdanningsdirektoratet har ansvar for prøve- og eksamenssystemet for grunnopplæringen og har deltatt i referansegruppen for å dele sine erfaringer.

Vi har hatt to møter med referansegruppen. Formålet med møtene har vært å utforske, identifisere og forstå hvilke behov og forventninger aktørene har til det nye prøvesystemet, og hvordan vi som statlige aktører kan samarbeide til det beste for brukere av prøvetjenesten. Involveringen resulterte i 35 innspill til hva som var viktig før, under og etter en prøvegjennomføring.

71 prosent av behovene som ble spilt inn fra referansegruppen, ble kravstilt til leverandørene som var med i anbudskonkurransen. Flere av disse behovene var også overlappende med behov spilt inn fra prøvestedene. Behovene omhandlet brukervennlighet, dataflyt mellom ulike systemer og samlet og tilgjengelig informasjon om prøvegjennomføring og resultater.

29 prosent av behovene ble kategorisert som ikke relevant for anskaffelsen. Et eksempel på et behov i denne kategorien er: Behov for en forklaring på hvorfor de ulike prøvene er bygget opp som de er.