Mentor for studenter med funksjonsnedsettelse

Utdanningsinstitusjonene administrerer mentorordningen på vegne av NAV. I dette kapittelet presenteres lærestedenes erfaringer med administrering av mentorordningen. Det innebærer en oversikt over organisering og nøkkeltall, en rutinebeskrivelse av saksgang for lærestedene, eksempler på god praksis, utfordringer med ordningen, opplevd nytteverdi og lærestedets forslag til forbedringer.

Erfaringene er hentet fra en digital spørreundersøkelse gjennomført sommeren 2020, samt samtaler og intervjuer med tilretteleggingsrådgivere for studenter med nedsatt funksjonsevne gjennom prosjektperioden. Sju utdanningsinstitusjoner besvarte undersøkelsen. Dette var Høyskolen Kristiania, Høgskulen i Volda, Norges naturvitenskapelige og tekniske universitet, OsloMet- Storbyuniversitetet, Universitetet i Agder, Universitetet i Oslo og Universitetet i Sørøst-Norge. I fortsettelsen av dette kapittelet vil lærestedene hovedsakelig være anonyme.

Oversiktsbilde: organisering og nøkkeltall

Det er kun ett av studiestedene som besvarte spørreundersøkelsen som formelt har avsatt ressurser (1/4 årsverk) til å administrere ordningen. Samtlige av respondentene administrerer ordningen sentralt på lærestedet. Likevel kan fakulteter og institutter være førstelinje som henviser studentene videre til sentral tjeneste. De bistår også med å gjøre utlysning etter mentor kjent på de ulike fagområdene.

Tabellen viser oversikt over antall studenter som mottok mentor på de sju lærestedene i studieåret 2019. Flere av lærestedene i kartleggingen har jevnt over 2-5 flere studenter som trenger mentor i vårsemesteret sammenlignet med høstsemesteret. Unntaket er studiestedet som har flest studenter med mentor, mens to læresteder har like mange studenter våren som høsten. En mulig årsak kan være at man ikke er kjent med behovet for mentor og hva en mentor kan bistå med, før man har forsøkt å studere. Noen læresteder ønsker også at studenter skal erfare det å studere uten spesifikke tiltak, for å utforske om det er et behov for den type tiltak. Studiestedene vi har snakket med ser imidlertid ingen automatikk i at det er flere studenter som trenger mentor på vårsemesteret sammenlignet med høstsemesteret.

Gjennomsnittlig varighet på et mentortiltak varierer i stor grad. Den NAV- finansierte ordningen er tidsbegrenset til 3 år pr. student, og lærestedene uttrykker at de fleste studenter som trenger mentor har dette i 2-3 år, selv om mange studenter kun har mentorstøtte noen få semestre. Brutt ned på gjennomsnittlig timer innvilget pr. uke er dette ca. 4-5 timer pr. student.

Når det gjelder hyppighet på kontakt mellom lærested og student er dette svært individuelt. Lærestedene uttrykker at hovedkontakten med studenter som mottar mentor handler om igangsetting og avslutning/videreføring av mentortiltaket.
Veiledningsbehovet til studenten avtar som regel når studenten har fått innvilget mentor. Unntaket er når studentene har store utfordringer som gjør det vanskelig å finne mentor som vil ta oppdraget. Her er typiske utfordringer sykdom, at studenten ikke møter opp, at studenten har mange avtaler eller at mentor trekker seg.

Kontakten mellom lærested og mentor er tilsvarende lite etter innledende møte, da mentor og student styrer samarbeidet i fortsettelsen. Når mentor tar kontakt er det i forbindelse med praktiske spørsmål eller konkrete problemstillinger som nevnt ovenfor i kontakten mellom lærested og student.

Rutinebeskrivelse/saksgang for lærestedene

Ut fra lærestedenes beskrivelser av saksgang er det ikke en felles måte å administrere ordningen på lærestedet. I det følgende kommer likevel en oppsummering av hva som ser ut til å være en utbredt rutine.

1. Det er tre tilnærminger til første kontakt:

a. NAV eller student med NAV-oppfølging tar kontakt med tilrettelegger på lærested for en samtale.
b. Studiested og student avdekker behov for mentor og orienterer om behovet til NAV, samt sjekker muligheten for at NAV dekker mentor.
c. Studenten kan melde inn behov via «Ditt Nav».

Studentene lærer som regel om mentor via NAV eller lærested, men selv om prosentdelingen varierer mellom lærestedene er det hovedsakelig NAV som initierer mentortiltaket.

2. Utfylling av skjema:

Når studenten er til samtale med studiestedet fylles det ut en «samtykkeerklæring». Det varierer hva erklæringen inneholder, men skjemaet kan inneholde en bekreftelse fra student om at saksbehandler i NAV kan kontaktes. Det kan også inneholde samtykke om at informasjon om diagnose/vanske kan formidles til mentor, eller hva som kan formidles om diagnose. Videre må student erklære at hen forplikter seg til å følge opp tiltaket og gi beskjed til tilrettelegger dersom ikke tilretteleggingen fungerer tilfredsstillende eller dersom hen ikke lenger har behov for tiltaket. Samtykkeerklæringen er hensiktsmessig i videre kontakt med NAV/ og eller fremtidig mentor. Når det etableres en forståelse om at mentor er et hensiktsmessig tiltak fyller tilrettelegger ved studiestedet ut «Søknad om tilskudd til mentor» for tiltaksarrangør og sender til NAV gjennom Altinn.

3. Tilsagnsbrev og informering av student

Når mentor blir innvilget fra NAV sendes tilsagnsbrev til lærestedet gjennom Altinn. Tilrettelegger informerer studenten via telefon, møte eller via Digipost eller studiestedets saks- og arkivsystem, dersom student ikke har fått kopi av tilsagnsbrev.

4. Mentor anskaffes

Tilrettelegger initierer utlysning og markedsføring av mentoroppdrag på studiestedet. Student blir oppfordret til å foreslå kandidater. Fakultet/ institutt bistår med markedsføring gjennom e-læringsplattformen/epost til medstudenter eller tidligere studenter på emnet. Fagansvarlig kan ha tips om aktuelle studentmentorer.

5. Jobbintervju, arbeidsavtale og taushetserklæring

Mentorkandidat(er) innkalles til «jobbintervju» med tilrettelegger. Deretter kalles mentor og student inn til samtale der de skal bli kjent, avklare forventninger og hvordan de skal innrette seg praktisk. I møtet orienteres mentor om ansettelse og utfylling av timelister. I/etter møtet underskrives arbeidsavtale og taushetserklæring som sendes videre til signering av nærmeste leder og videre behandling hos studiestedets personalavdeling/HR/Økonomiavdeling eller lignende.

Mentorlønnen varierer. Noen institusjoner ansetter mentorer som midlertidig ansatt/studentassistent (omfattet av hovedtariffavtalen). Andre igjen skriver en oppdragsavtale hvor mentor er å betrakte som ikke-ansatt arbeidstaker/frilanser.

6. Innhenting av timelister og sending av refusjonskrav og dokumentasjon

Tilrettelegger på studiestedet innhenter timelister dersom mentor ikke sender dette inn av seg selv, eller kontakter økonomiavdeling e.l. for opplysning om antall timer som er registrert. Studiestedets tilrettelegger/personalavdeling/HR/Økonomiavdeling eller lignende sender refusjonskrav til NAV pr. post når tiltaksperioden er utløpt. Vedlagt sendes også dokumentasjon på utbetalt lønn.

7. Forlengelse/avslutning av mentortiltak

Tilrettelegger ved studiestedet kontakter student på slutten av et semester for å avdekke om det fortsatt er behov for mentor eller om den kan avsluttes før «inneværende» periode utløper. Så lenge NAV innvilger og student/mentor mener samarbeidet fungerer, avslutter ikke studiestedet et tiltak på eget initiativ. Dersom mentor ikke kan fortsette, utlyser tilrettelegger ved studiestedet nytt mentoroppdrag i interne kanaler som nevnt under punkt 4.

Når et mentortiltak forlenges eller avsluttes er studentens opplevelse av effekt (faglig/sosialt) særlig vektlagt. Et det fortsatt et nødvendig tiltak for studenten? Sier NAV ja til forlengelse? Dersom tiltaket har nådd maksimalt antall år med støtte og studenten fortsatt har omfattende støttebehov, er det flere læresteder som vurderer om de har midler til å videreføre tiltaket.

Eksempler på god praksis på lærestedene

Informantene i spørreundersøkelsen ble utfordret på å dele god praksis i arbeidet med mentorordningen. I dette delkapittelet gjengis de mest fremtredende initiativene etterfulgt av en liste med øvrige eksempler som ble nevnt i undersøkelsen og samtale med lærestedene.

Lærestedfinansiert mentor

4 av 7 læresteder har et tilbud til studenter som trenger mentor uten at de har utdanningen finansiert av NAV, men i hvilken grad det er avsatt midler til dette og størrelsen på disse midlene varierer. Lærestedsfinansiert mentor markedsføres ikke ut til studentene. Et av lærestedene har hatt en avsatt pott midler til lærestedfinansiert mentor gjennom flere år. De benytter omtrent like mye penger på NAV-finansierte mentorer som egenfinansierte, som pr. tid er kr 500.000. De resterende lærestedene som har egenfinansiert mentorordning, har i hovedsak tilbudt mentor som unntak til studenter som har svært komplekse utfordringer, men ikke nødvendigvis budsjettert med slike kostnader. De siste årene har det blitt mer vanlig å avsette midler til mentorer, og da til studenter som trenger det i større skala. Fra 2020 tilbød et nytt lærested mentor fra eget budsjett ved å avsette 200.000 kr til dette, mens det i 2021 var enda et lærested som gjennomfører en pilot med 200.000 i avsatte midler til egenfinansiert mentor. Felles for lærestedene som har lærestedfinansiert mentor er at de tilbyr mentor for studenter med dokumenterte og kortvarige behov og som er for unge til å få mentor via NAV på grunn av 22-års regelen. Det er ansett som «over kneika- hjelp» som innvilges et halvår om gangen. Ved behov søker studenter på ny neste semester, men de har ingen garanti for å få dette innvilget i fortsettelsen. Lærestedfinansiert mentorordning kan også fungere som en midlertidig løsning, i de tilfellene hvor man ikke har tid til å vente på saksbehandling og vedtaksprosessen til NAV. Et lærested tilbyr ikke egenfinansiert mentor til masterstudenter, fordi det forventes at studentene på dette nivået har opparbeidet seg strategier som kompenserer for nedsatt funksjonsevne. Unntaket er blinde og studenter med omfattende hjelpebehov, som ved behov kan søke om mentorstøtte, uavhengig av studienivå. Et annet lærested har ikke avsatt midler til mentor i eget budsjett, men i spesielle tilfeller innvilges mentorstøtte til 2-3 studenter per semester. Studentene som har fått innvilget dette er i de tilfeller hvor mentor vurderes som beste og eneste forsvarlige tiltaket med tanke på gjennomføring og progresjon. Det er gjerne knyttet til korte perioder med rehabilitering etter ulykke.

Kurs og oppfølging av mentorer

Kun ett av lærestedene i kartleggingen tilbyr et eget kurs for studentmentorer, mens de øvrige lærestedene tilbyr veiledning ved etterspørsel eller når de ser at mentor har behov for det i den enkelte sak. Ett lærested uttrykker at de vurderer å benytte tilsvarende kurs som benyttes ved institusjonen til coacher og studentassistenter.

NTNU tilbyr mentorkurs én gang i semesteret til både NAV- og lærestedfinansierte mentorer. Kurset arrangeres i oktober og mars, for at mentorene skal ha kommet i gang med oppdragene sine og ha muligheten til å utveksle spørsmål og erfaringer med andre mentorer. Opplæringen varer i fire timer. Intensjonen med kurset er å gi mentorene innsikt og verktøy til hvordan de best mulig kan samarbeide og kommunisere med studentene, samt hvordan de kan løse typiske utfordringer som kan oppstå underveis.

Kurset er delt i ulike bolker, der de blant annet gjennomgår følgende punkter:

Praktiske retningslinjer for mentoren
Hvordan legge rammer for et godt samarbeid, erfaringsutveksling om hvordan de opplever samarbeidet så langt, diskusjon om hvordan de skal disponere tiden, få tilgang til emner i e-læringsplattformen, romreservering o.l.

Hvordan legge til rette for en god læringsprosess
Oppfordring om å stille åpne, effektfulle og løsningsfokuserte spørsmål og tips til god studieteknikk.

Informasjon om ulike diagnoser/vansker og åpenhet
NTNU Tilrettelegging har laget slides om ulike diagnoser og tar en gjennomgang av de vanskene som er aktuelle for mentorene som skal delta på kurset. Diagnoser som angst og depresjon er alltid med fordi det er tilleggsdiagnoser som flertallet av studentene har. Variasjoner innad samme diagnose gjennomgås og ulike grader av åpenhet hos studentene og hvordan studenten er ekspert på egen problematikk og hva de har behov for.

Typiske utfordringer i mentorrelasjonen – Casearbeid
NTNU Tilrettelegging har laget caser basert på reelle problemstillinger som tidligere mentorer har opplevd. Mentorene deles opp i mindre grupper og diskuterer caser, etterfulgt av plenumsdiskusjon der tips og råd for å håndtere ulike situasjoner blir belyst. Typiske problemer som kan oppstå kan være: manglende forventningsavklaring og misforståelser, problemer med å opprette god kontakt, mangel på åpenhet om hva studenten trenger bistand til, at student ikke er forberedt til møter og at mentorrollen misforstås til å være en privat lærer fremfor samarbeidspartner.

Informasjon om tilretteleggingsmuligheter
Mentorene får innblikk i ulike tilretteleggingstiltak som tilbys på lærestedet, dersom det skulle være behov for ytterligere støtte for studentene.

2-3 mentorer/mentorpar deler erfaringer fra mentorsamarbeidet
Nye mentorer får innsikt i hva som er viktig for en god mentor-student relasjon og hvordan man kan organisere samarbeidet, samt muligheter til å stille spørsmål til tidligere mentorer/studenter.

Evaluering av mentortiltaket

Det er kun ett lærested som evaluerer mentorordningen systematisk. Et annet lærested har nylig begynt å sende ut epost til student og mentor i slutten av semesteret med spørsmål om hvordan tiltaket har fungert, hva som kunne vært bedre og om det er aktuelt å fortsette neste semester. De andre lærestedene som besvarte spørreundersøkelsen vurderer nytteverdi gjennom samtaler med studenter som har mottatt mentorstøtte samt uformelle tilbakemeldinger fra mentorer, studier-med-støtte veiledere og saksbehandlere i NAV. Manglende systematisk evaluering er begrunnet med begrenset kapasitet.

NTNU evaluerer hvert enkelt mentortiltak, der alle som er mentorer må fylle ut et evalueringsskjema på slutten av hvert semester hvor det stilles spørsmål rundt hvordan de opplevde å være mentor, om de opplever mentor som et hensiktsmessig tiltak for sin student og om de tror behovet for mentor vil endre seg i løpet av studietiden. De får også spørsmål om hvordan de oppfatter at studenten ville ha det uten mentorstøtte, om mentor har opplevd noe som har vært utfordrende i mentorrollen, om man ønsker å være mentor i kommende semester og hvorvidt man ønsker å dele erfaringer på kommende mentorkurs. Når NTNU Tilrettelegging har innhentet disse opplysningene initierer de en samtale med studenten som har hatt mentor og finner ut om behovet for mentor fortsatt er aktuelt eller ikke.

Andre eksempler på god praksis ved lærestedene

I følgende liste oppsummeres øvrige eksempler som ble nevnt som god praksis på lærestedene.

• Etablere mentorbank med en samling av studentmentorer som har vist interesse for å være eller har vært mentor (UiA).
• Lage skriftlige rutiner for mentorene (UiA).
• Elektronisk ansettelse og elektroniske timelister (UiO og UiA).
• Få lønnsseksjonen ved universitetet til å håndtere refusjonskrav (UiO).
• Etablere detaljerte rutinebeskrivelser som gir ryddig saksgang innad på lærestedet (Høgskulen i Volda).

Utfordringer med mentorordningen

Gjennom flere år har lærestedene uttrykt at det er svært ressurskrevende og komplisert å administrere mentorordningen. I dette delkapittelet gjengis utfordringer som lærestedene har rapportert i spørreundersøkelsen og gjennom samtaler og intervjuer i prosjektperioden. De fleste utfordringene som ble rapportert inn er koblet til samhandling og kommunikasjon med NAV-kontorene, og hvordan saksbehandlingsprosessen hos NAV samsvarer dårlig med rutiner og årshjul ved utdanningsinstitusjonene. Disse problemstillingene vil bli utdypet etter sammenfatningen av utfordringene som er rapportert om i egen organisasjon.

Utfordringer i egen organisasjon

Når det gjelder utfordringer i egen organisasjon handler det om at øvrige ansatte i organisasjonen er ukjent med tiltaket og trenger informasjon om ordningen og prosedyrer. Tilretteleggere beskriver det som en vanskelig balansegang å vite hvordan man skal nå ut med informasjon til de som trenger denne type hjelp og til ansatte som følger de opp, samtidig som man må være tydelige på at det er svært begrenset hvem som kan få innvilget et slikt tiltak. Dette er spesielt problematisk når studenter med store hjelpebehov faller utenom ordningen, dersom de ikke tar utdanning som tiltak via NAV. Stadig flere læresteder har eget budsjett for å støtte disse studentene, men i de tilfellene man ikke har det, oppleves det svært vanskelig å gi avslag til studenter med omfattende hjelpebehov på grunn av lite penger, forklarer flere tilretteleggere.

Svært mange av tilretteleggerne opplever at tiden og ressursene de avsetter til mentorordningen går ut over andre arbeidsoppgaver, spesielt fordi administreringen av mentorordningen krever mye tid i de travleste periodene i semesteret.

Tilsagnsperiode og tilsagnsbrev

En av de desidert største utfordringene lærestedene rapporterer om handler om at det ikke er samsvar mellom tilsagnsperiode og lengden på lærestedets semester. Når tilsagn gis inntil 3 måneder om gangen, mens et semester på lærestedet varer i 5-6 måneder, blir det svært mye administrasjon fra lærestedets side.

En tilsagnsperiode starter på den datoen vedtaket gjøres, så alle vedtak kan ha ulike start- og sluttidspunkt. For å få innvilget en ny periode må tilrettelegger på lærestedet sende en ny søknad i god tid før inneværende periode avsluttes. For en student som har mentor gjennom hele studieløpet betyr det at tilrettelegger på lærestedet må sende tolv søknader per student totalt, på riktig tidspunkt, for at det ikke skal bli opphold mellom periodene.

Tilretteleggerne på lærestedene har ulikt antall studenter å følge opp, men på et typisk mellomstort lærested har en koordinator til enhver tid ca. 15 studenter med mentor. I løpet av 3 år sender denne tilretteleggeren 180 søknader til NAV, fordelt på 15 studenter og nesten like mange ulike NAV-kontor. I tillegg opplever mange tilretteleggere å måtte følge opp de saksbehandlerne som ikke svarer på søknaden innen rimelig tid. Videre må tilrettelegger sende refusjonskrav jevnt over hele semesteret for hvert enkelt oppdrag. Lærestedene ansetter kun mentor for perioder de har sikker inntekt og må derfor også fornye alle kontrakter i løpet av semesteret.

For å komme raskt i gang med tiltaket på lærestedet har saksbehandler i NAV bekreftet at tilskuddet er innvilget før tilsagnsbrevet er sendt ut/mottatt. Slik har ordningen kunnet holdes løpende uten opphold når tilsagn innvilges over flere perioder. Flere av tilretteleggerne uttrykker at de som et minimum ønsker å søke om mentor for ett semester av gangen. Dette begrunnes med at det er ingen studenter som trenger mentor halve semesteret sitt, og man vet lite om nytteverdi og om mentoroppdraget har fungert etter hensikten før semesteret er fullført, med mindre helt spesielle situasjoner oppstår. Innvilges mentorstøtte for hele semesteret kan lærestedene ansette mentorer for hele semesteret.

Når tilsagnsbrev og andre skjema sendes til lærestedet er det ikke merket med personlig mottaker, og det er ikke noe eget felt for lærestedenes referanse/kontaktperson i tilsagnsbrevet. I tilsagnsbrevet fremkommer kun navnet til studenten som har mentor, men i lærestedets lønnssystem er det kun mentoren som er registrert. Dette fører til stadig forvirringer til de som mottar skjemaene på lærestedet, fordi ingen vet hvor disse tilsagnsbrevene skal sendes. Når lærestedene søker om mentor må man oppgi en kontaktperson, og det hadde vært en enklere prosess dersom NAV hadde fått med seg kontaktpersonen i vedtaket. Dette uttrykkes som særlig utfordrende for store utdanningsinstitusjoner. Feilsending av brev er uheldig fordi det forsinker prosessen med mentoroppdraget, i tillegg til at det er svært problematisk med tanke på personvernet til studenten det gjelder. Når mentorordningen og hvem som er ansvarlig for ordningen på lærestedet ikke er så kjent for alle ansatte, kan det ta lang tid, og være tilfeldigheter som gjør at skjemaene og refunderte utgifter ender hos tilretteleggeren som administrerer ordningen.

Refusjonskrav

Håndtering av refusjonskrav fremheves som en sentral utfordring av flere grunner; mye administrasjon per oppdrag, korte frister, papirbaserte refusjonskrav og ny rutine med utbetalingsbilag skaper frustrasjon. For hver 3-måneders periode må det sendes et samlet refusjonskrav til NAV for å få tilbake lønnsmidlene lærestedene har utbetalt til mentorene; et refusjonskrav per periode for hver student, til riktig enhet. Denne enheten er ikke samme sted som studenten har NAV-kontor, men en felles tiltaksenhet. En student kan ha flere mentorer og en mentor kan ha flere studenter. I tillegg er mange av mentorene ansatt i deltidsstillinger som studentassistenter, skrivehjelper eller lignende i tillegg til å være mentor.

Flere læresteder rapporterer at prosessen med å sende refusjonskrav har blitt tyngre etter at det kom nye rutiner for noen år siden. Tidligere fylte tilrettelegger på lærestedet ut refusjonskravet og signerte på at antall utbetalte timer stemte med summen de ba om refusjon på. Med den nye praksisen må de også legge ved utbetalingsbilag for å dokumentere utbetalingen. På særlig større utdanningsinstitusjoner betyr det at den enheten som betaler ut lønn må hente ut dette for hver lønnsbetaling, skrive dette ut, sende det til tilretteleggerens leder for signering som deretter legges ved refusjonskravet som sendes per post. Flere tilretteleggere forteller at det ofte blir mange runder med samtaler både med økonomiavdelingen og NAV, blant annet fordi mentorene ofte etterregistrerer timene sine, og dermed stemmer ikke timene som de har ført overens med lønnsdokumentasjonen. Dette medfører mye ekstra arbeid for mange i organisasjonen, avhengig av hvem som håndterer refusjonskravet ved institusjonen, og flere læresteder uttrykker at det oppleves som manglende tillit, når det tidligere var tilstrekkelig at tilrettelegger «går god» for antallet timer med stempel og signatur.

Videre er det flere tilretteleggere som uttrykker at det er utfordrende å behandle refusjonskrav uten å ha erfaring med økonomi og lønnsutbetaling. Normalt har tilrettelegger begrenset erfaring med økonomisystemene, og vil bruke mye lenger tid enn ansatte ved økonomiavdelinger ville brukt, samtidig som at de ville hatt en helt annen kompetanse til å kvalitetssikre at alt går riktig for seg. Når fristen for refusjonskrav i tillegg er svært kort er det flere som opplever å ikke få betalt for pengene de legger ut.

Dialog mellom NAV og lærested

Tilretteleggerne uttrykker at dialogen med NAV kan være utfordrende når man ikke har faste NAV-kontakter. De forklarer at det er problematisk at de ikke vet hvem de skal kontakte og det kan ta lang tid for å få svar. Flere utdanningsinstitusjoner har også reagert på at de ikke har blitt informert når rutiner med mentorordningen endres. Eksempler på det er når det ble innført nye krav til dokumentasjon av utbetalt lønn til mentorer, eller når tilsagnsbrev gikk fra å bli sendt som brev til å bli sendt elektronisk gjennom Altinn uten at lærestedene hadde fått nødvendige tilganger og roller der til å hente ut tilsagnene. Det ble også uttrykt frustrasjon rundt at NAV endret rutiner på noe som tilsynelatende fungerte fint for lærestedene uten å ha en dialog med lærestedene først. Flere læresteder etterlyser også at NAV viser mer interesse om hvordan tiltaket fungerer for de ulike studentene. Når de tar kontakt, er det kun formaliteter rundt videreføring eller avslutning av tiltaket.

Ansvar

Tilretteleggere forklarer at rekkefølgen på prosessen med mentoravvikling utgjør en «risiko» for institusjonene fordi lærestedet søker om mentorordning parallelt med at de forsøker å rekruttere mentorer, for å hindre at mentortiltak blir satt i gang for sent. Dersom lærestedet setter i gang med ordningen og deretter mottar avslag fra NAV er det uklart hvem som sitter igjen med ansvaret. Det oppleves også uklart hvem som har ansvar dersom lærestedet ikke finner mentorer og hvilket ansvar lærestedet har i å følge opp mot NAV dersom student som har mentor ikke møter opp til mentortimer.

Et par tilretteleggere stilte også spørsmål om hvem som har ansvar i forbindelse med utbetaling av sykepenger som kommer i tillegg til vedtaket, når NAV i sine vedtak eksempelvis skriver at mentorutgifter dekkes for inntil 4 timer i uken. Et tredje lærested lurte på om det var lærestedet som har ansvar dersom mentor blir syk.

Ulik praksis på de ulike NAV-kontorene

Flere av tilretteleggerne har opplevd at ulike saksbehandlere stiller forskjellige krav til hvilke service- eller hjelpebehov studentene må ha. En døv student kan eksempelvis få innvilget mentor (notathjelp) på ett NAV-kontor, men få avslag på et annet. Slike erfaringer gjør at tilretteleggere synes det er vanskelig å veilede studenter med tilretteleggingsbehov i forkant av en eventuell søknad til NAV. En ønskelig løsning fra tilretteleggere er at det utarbeides retningslinjer som er felles for alle NAV-saksbehandlere og kjent for tilretteleggerne på lærestedet.

Det rapporteres også om utfordringer med ulik saksbehandlingsprosess på de ulike NAV-kontorene. Som eksempel trekkes det frem at de ulike NAV-kontorene har ulike retningslinjer for refusjon. De fleste krever ikke signatur av revisor eller dokumentasjon på utbetalt lønn, men andre sender kravet i retur på grunn av manglende dokumentasjon. Det rapporteres også om ulike frister for innsending av refusjonskrav. Dette er ikke forhold som går direkte ut over studenten, men det gjør jobben som saksbehandler på lærestedet krevende. Tilretteleggere på flere læresteder har forklart at det i perioder kan være så stort arbeidspress at det er fristende å ikke foreslå mentor som tiltak, fordi det krever svært mye av tilretteleggeren i sin arbeidshverdag, noe som de uttrykker at ikke er ønskelig praksis på noen som helst måte.

Lønning av mentorer fremstår noe uklart på noen av lærestedene, mens det på de fleste lærestedene er lærestedet selv som har besluttet hva alle mentorer skal ha som lønnstrinn. I svarene i spørreundersøkelsen (se tabell) ser det også ut til at mentorer lønnes ulikt mellom lærestedene. Dette oppfattes problematisk av tilretteleggere, og det stilles spørsmål om hvilke kriterier som ligger til grunn når lønn med den enkelte mentor forhandles.

Lærestedenes opplevde nytteverdi

Det er en unison oppfatning blant alle lærestedene i spørreundersøkelsen og tilretteleggerne vi har intervjuet at mentor er en svært viktig suksessfaktor for studenter med hjelpebehov, og spesielt for de studentene som har dårligst forutsetninger for å lykkes med studiene. Mentor presenteres som et effektfullt tiltak som fører til at studenter med ulike utgangspunkt opplever progresjon, mestring og god læring.

Mange av tilretteleggerne trekker frem suksesshistorier hvor samarbeidet mellom mentor og student har stått sentralt. En suksessfaktor som fremmes er at studentmentoren kan følge opp studenten mye tettere enn faglærer, tilrettelegger eller ordinære studentassistenter. «Likemannsarbeidet» vil for mange ufarliggjøre samarbeidet og gir bedre læring for begge parter. Flere tilretteleggere forteller at mentorene som tar på seg oppdrag tilbakemelder at de er glade for å få en jobb i tillegg til studiene, og som er på Campus og kan tilpasses deres timeplan. De gir også uttrykk for at dette er en fin erfaring å ha med seg, og at de lærer mye gjennom å selv lære bort.

En tilrettelegger gjentar at intensjonen bak innvilgelse av mentor handler om at studentene skal lære seg strategier til å bli mest mulig selvhjulpne. I sitt arbeid med mentor gjennom flere år har hen erfart at studenter har hatt så god nytte og lært så mye av å ha mentor at de har søkt om og fått mentoroppdrag selv.

Oppsummering lærestedenes erfaringer og forslag til forbedringer

Kun et lærested har formelt avsatt ressurser til administreringen av ordningen, og samtlige administrerer ordningen sentralt på lærestedet. Ved at administrative avdelinger sentralt håndterer ordningen sikres det at lærestedet opparbeider seg kontinuitet og kompetanse som skal til for å praktisk gjennomføre ordningen og for å oppnå en likebehandling mellom fakulteter og institutt. De fleste studenter som trenger mentor har dette i 2-3 år med gjennomsnittlig 4-5 timer pr. student pr. uke. Det er generelt svært liten kontakt mellom lærested og student/mentor etter at mentortiltaket er igangsatt.

Eksempler på god praksis ved lærestedene er «lærestedfinansiert mentorordning»,
«mentorkurs» og «systematisert evaluering av mentortiltaket». De fleste utfordringene som ble rapportert inn er koblet til samhandling og kommunikasjon med NAV-kontorene og hvordan saksbehandlingsprosessen hos NAV samsvarer dårlig med rutiner og årshjulet til studiestedene. Det tar lang tid fra man søker om mentor til man får innvilgelse og fra man sender refusjonskrav til man får refundert utgiftene. Når mentorstøtten varer i 3 måneder, mens studiesemesteret varer 5-6 måneder gir det lite forutsigbarhet for studenten og svært mye administrasjon for lærestedene. Det er problematisk at tilsagnsbrev og andre skjema som sendes til lærestedet ikke er merket med kontaktperson, da viktig og sensitiv informasjon kan forsvinne i lærestedets arkivsystemer. Håndtering av refusjonskrav fremheves som en sentral utfordring fordi det er mye administrasjon per oppdrag, korte frister og ny rutine med utbetalingsbilag. Tilretteleggerne uttrykker at dialogen med NAV er utfordrende når man ikke har faste NAV- kontakter. De får lite informasjon ved endringer av rutiner og det er svært lite interesse fra NAV om hvordan tiltaket fungerer for de ulike studentene. Ulik praksis hos de ulike NAV-kontorene kommer til uttrykk ved at ulike saksbehandlere stiller ulike krav til hvilke servicebehov studentene må ha, og at ulike NAV-kontor har ulike retningslinjer for krav til dokumentasjon og ulike frister.

Det er en felles oppfatning blant alle lærestedene at mentor er en svært viktig suksessfaktor for mestring, progresjon og læring for studenter med hjelpebehov. I suksesshistoriene står samarbeidet mellom mentor og student sentralt.
Likemannsarbeidet gjør samarbeidet unikt, noe som gir god læring for begge parter. Tilretteleggere ønsker en unison, enklere og mer forutsigbar prosess, slik at ressurser kan frigjøres til å hjelpe flere studenter til å lykkes.

Lærestedenes forslag til forbedringer

I følgende oversikt er lærestedenes forslag til forbedringer samlet. Formålet med forslagene er å synliggjøre hvilke områder lærestedene ser muligheter for bedre flyt. Noen forslag kan gjennomføres på individ og institusjonsnivå, mens andre forslag som omfatter mer enhetlig praksis forutsetter dialog mellom sektoren (HU) og NAV. I diskusjonskapittelet diskuteres noen av forslagene som vil følges opp videre fra HK-dir sin side.

• Gi tilsagn for lengre perioder (minimum for ett semester eller to i tråd med lærestedets semester, men i noen tilfeller er det hensiktsmessig å gi vedtak for en hel bachelor).
• Endre mal for tilsagnsbrev til å inneholde lærestedets referanse/kontaktperson for mentortiltaket
• Ha samme tidsfrist for alle refusjoner, der fristen er etter fullførte eksamener.
• Samle opp refusjonskrav, slik at de sendes én gang pr. år til det tiltakskontoret i NAV som sokner til utdanningsinstitusjonen.
• Gjøre det mulig å sende inn refusjonskrav elektronisk og ikke trenge å legge ved dokumentasjon på utbetalt lønn.
• Vurdere å innvilge mentor til studenter som er under 22 år (kanskje kombinert med stønad fra lånekassa om de vil unngå AAP).
• Opprette en fast NAV-kontakt for hele landet, som internt i NAV tar dialog med aktuell saksbehandler vedrørende mentor og høyere utdanning.
• Mulighet til å endre dato på tilsagnsbrev når NAVs saksbehandling har tatt lang tid.
• At ansatte på lærestedet som har kompetanse innenfor økonomi tar seg av administreringen av refusjonskravene.
• At det utarbeides felles retningslinjer for alle saksbehandlere i NAV når det gjelder bruk av mentor i høyere utdanning og at disse gjøres kjent for tilretteleggerne på lærestedene.